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Quantas vezes já considerou a certificação de um sistema de gestão para a sua empresa? Muitas, se não estamos em erro… E quantas vezes pensou que este ano não passava sem implementar a ISO 9001 ou a ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000… E quantas vezes adiou os seus propósitos, empatando o potencial da sua empresa? Pois desta vez… é de vez! Saiba como obter a certificação de um sistema de gestão, passo-a-passo, e atreva-se a ir mais longe!

O que é certificação?

Certificação é o processo através do qual uma entidade certificadora acreditada, externa e independente, emite um certificado que atesta que determinado produto, processo ou serviço da organização em causa, está conforme com os requisitos de certa norma.

O que é certificação de um sistema de gestão?

A certificação de um sistema de gestão é o processo através do qual é avaliada e verificada a conformidade do sistema implementado relativamente à norma de referência (por exemplo ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, NP 4552, etc.). A avaliação é feita à empresa que pretende obter a certificação por um organismo de certificação acreditado, num processo que é composto por vários passos que analisaremos neste artigo.

Para que serve a certificação de um sistema de gestão? 

Serve para demonstrar que os seus processos empresariais estão em conformidade com normas internacionalmente reconhecidas, tendo em conta que um sistema de gestão é um conjunto de processos internos implementados por uma empresa na senda da melhoria contínua. Logo, a certificação confere reconhecimento e reputação à sua empresa, e torna-a bem mais competitiva. É verdade! Um sistema de gestão, implementado da metodologia das operações à definição dos procedimentos dos seus serviços e produtos, coloca o seu negócio numa posição mais vantajosa. Neste contexto, a ISO 9001 (gestão da qualidade) e ISO 14001 (gestão ambiental) são as certificações mais reconhecidas a nível mundial e por isso muito procuradas pelas empresas  que querem apostar na qualidade e melhoria contínua dos seus processos.

Passo-a-passo para a certificação de um sistema de gestão

Independentemente do parceiro que escolher para implementar o seu sistema de gestão da qualidade, importa seguir estes 8 passos respeitantes às regras e procedimentos de certificação estabelecidos ao nível internacional. Vamos conhecê-los?

1 | Tomada de Decisão

O primeiro passo é, naturalmente, decidir que quer obter uma certificação, seja a ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou ISO 22000, entre outras normas. E tomada a decisão há que começar a preparar imediatamente a sua empresa para um processo que costuma ser desafiador, quebrar os paradigmas e trazer um novo olhar à empresa. No final, tenha certeza, será imensamente compensador! Nesse trabalho preparatório deve:

  • Estabelecer os seus objetivos (o que pretende alcançar com a certificação).
  • Elaborar um plano de ação com uma calendarização clara sobre as datas em que deseja atingir os seus objetivos.
  • Decidir quais os recursos – financeiros e humanos – afetos à certificação.
  • Nomear um responsável pela gestão de todo o processo dentro da empresa.
  • Selecionar a empresa consultora.

2 | Implementação da Norma

Bom, chegou a hora de colocar a mão na massa, ou seja, entender o que a norma escolhida abrange e iniciar a adequação dos processos da empresa aos requisitos da norma. É muito comum que as empresas busquem a ajuda de consultoria especializada no assunto. O consultor traz uma bagagem de conhecimentos que torna o processo de implementação mais rápido e eficaz.

3 | Apresentação da candidatura

Escolhida a empresa certificadora, é hora de apresentar o seu pedido de candidatura, fornecendo para esse efeito, os documentos que constem no caderno de candidatura do seu novo parceiro.

4 | Análise pela entidade certificadora

O terceiro passo de um processo de certificação de um sistema de gestão é a análise da sua candidatura, ou seja, receção dos documentos necessários para o seu parceiro dar seguimento ao processo, análise documental do sistema de gestão, visita prévia à sua empresa (se necessário) e, claro, planeamento das auditorias. É também por esta altura que poderá de ter de efetuar o pagamento da instrução do processo.

5 | Auditoria de certificação

  • 1.ª Fase

Na 1.ª fase de auditoria de certificação, os consultores vão analisar, essencialmente, a estrutura organizacional da sua empresa e verificar se cumpre os requisitos da norma que vai implementar, seja ISO 9001, ISO 14001 ou outra. Se algum requisito não estiver contemplado no seu sistema de gestão, serão necessários ajustes para se passar à 2.ª fase da auditoria. De salientar que esta é uma auditoria que pode ser realizada na sua empresa ou remotamente, desde que envie a documentação necessária à entidade certificadora.

  • 2.ª fase

Na 2.ª fase da auditoria de certificação, os auditores vão presencialmente verificar a conformidade dos processos da sua empresa  em relação aos requisitos da norma. Se estiver tudo conforme, a certificação é recomendada e basta aguardar pelo certificado. Porém, caso se detetem não conformidades, a sua empresa deverá definir um plano de ação corretiva para pôr em marcha de modo a corrigir o problema e, assim, ficarem aptos a receber a certificação. Mais tarde, vão ser necessárias auditorias de acompanhamento para verificar a melhoria contínua na sua empresa e confirmar a decisão de manter a certificação. De qualquer modo, para todas as normas o certificado tem um prazo de validade, findo o qual deve renovar a certificação.

6 | Avaliação e decisão

Imaginando que os resultados da auditoria são satisfatórios, os auditores recomendarão a certificação da sua empresa junto da Comissão Técnica de Certificação. Contudo, se surgirem não-conformidades na auditoria, será necessário realizar as ações corretivas necessárias (num espaço de 3 meses) para que se possa emitir, então, o resultado oficial e solicitar a certificação.

7 | Concessão

A concessão da certificação é o passo mais esperado no processo de certificação de um sistema de gestão, e está mesmo, mesmo a alcançá-lo! Depois da recomendação dos consultores e auditores, o processo de certificação será analisado pela Comissão Técnica de Certificação que decide de forma imparcial, a concessão da certificação à sua empresa. Uma vez concedida, é emitido um certificado de conformidade com validade de 3 anos.

8 | Acompanhamento e renovação

Durante esses 3 anos de validade da certificação, a entidade certificadora fará auditorias parciais anuais, para verificar a manutenção do seu sistema de gestão. Para mantê-lo a funcionar em pleno, deve então garantir as condições para este acompanhamento, até porque se nestas auditorias forem identificadas não conformidades pode receber a suspensão ou mesmo o cancelamento da certificação, conforme o regulamento vigente.

Como vê, em apenas 8 passos certifica e mantém a certificação de um sistema de gestão na sua empresa. E com ele, uma série de benefícios que tornarão o seu negócio mais sustentável e competitivo.