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EXCLUSIVO

AUDITORIA 4.0

Sinónimo de eficiência e digitalização
da Auditoria Interna.

Diferenciais da
“Auditoria 4.0”:

O Maior benefício é Digitalizar a sua Auditoria
Quero saber mais

Auditoria Fragmentada

Divida a sua auditoria em pequenos blocos

Não atrase as suas tarefas

Não deixe eventos longos de Auditoria acumularem as suas tarefas

Análise de documentos antes da Auditoria

Não seja a ama do seu auditor enquanto ele analisa documentos

Colha benefícios reais

Faça todo o seu esforço valer a pena para o seu Sistema de Gestão

Uma visão geral da sua Auditoria 4.0:

Dúvidas frequentes “Auditoria 4.0”

As Entidades Certificadores aceitam a "Auditoria 4.0"?

Sim, aceitam. Inclusive a maioria das entidades certificadoras apoiam essa iniciativa da Templum.

A “Auditoria 4.0” terá redução no custo?

Sim, terá redução de custo através da eficiência.

Cerca de 30% do custo de uma auditoria convencional concentra-se em conversas de corredores, cafezinhos, almoços com os auditores, análise de documentos, despesas com deslocações, estadia…

Nós, aqui na Templum, realizámos mais de 20.000 horas de auditoria. Mais de 1.500 eventos de auditoria. Realizamos, no mínimo, 2 auditorias por dia, todo santo dia.

Ou seja, conhecemos profundamente esse processo e seus estrangulamentos que o tornam ineficiente.

E o melhor, sabemos exatamente o que precisa ser feito para dar o máximo de eficiência possível à sua Auditoria

Na “Auditoria 4.0” em nenhum momento terá a presença do auditor no cliente auditado?

Na “Auditoria 4.0” o nosso compromisso é com a eficiência e qualidade. Então, a visita presencial só acontecerá quando o auditor entender que a qualidade e eficiência dos serviços poderão ser prejudicados e que não entregará o resultado satisfatoriamente.

O que é preciso em termos de equipamento eletrónico e internet para realizar a “Auditoria 4.0”?

Para a realização da auditoria remota é necessário ter infraestrutura de câmera e internet nas configurações abaixo:

  • Telemóvel (smartphone) com acesso a rede 4G ou wi-fi
  • Wi-fi com conexão acima de 50MB em toda a extensão da empresa
  • Portátil ou desktop com acesso a internet e câmera

Como surgiu a “Auditoria 4.0”?

Há muitos e muitos anos que nós aqui na Templum passamos por auditoria interna, auditoria externa, ajustes internos, não conformidades, exatamente igual a todas as empresas que entram nesse mercado. E o ponto é que por sermos ligados a 220v, alguns aspetos dessa atividade incomodava-nos muito, como por exemplo tirar a nossa diretora técnica da operação da empresa por 3 dias seguidos em cada auditoria. É exaustivo para todos, isso porque muitas atividades ficam pendentes e se acumulam-se nesse período em que ela estava ausente.

Outro ponto importante é o tempo perdido no horário do pequeno-almoço, café da tarde, na conversa do corredor, longos almoços e assuntos inapropriados. Aqui na Templum, esse desperdício de tempo realmente incomodava. E por fim, e talvez o mais importante, era a falta de conhecimento do auditor relativamente ao nosso negócio. Perdemos sempre muito tempo a explicar o nosso negócio ao auditor, que não tinha a preparação adequada para essa atividade.

Também, do outro lado, nós acompanhamos diariamente essas mesmas atividades nos nossos clientes e como modelo de negócio, a nossa preocupação é com relatórios pouco didáticos, postura inadequada dos auditores ou solicitações pessoais, sem enquadramento normativo. Muitas vezes o nosso cliente não conseguia explicar o ponto de vista do auditor e o relatório não estava detalhado o suficiente para podermos ajudar o nosso cliente.

Esses incómodos relatados acima, como clientes e como fornecedores, fizeram-nos parar e pensar em como desenvolver uma atividade que tivesse um alto grau de performance, que nos trouxesse uma segurança e base para orientação dos nossos clientes e também, como tudo que fazemos por aqui, que possibilitasse escalar uma atividade muito focada na pessoa.

Para tudo isso, usamos o tripé básico de qualquer operação eficiente, que é Pessoas, Processos e Tecnologia e utilizando esses pontos conseguimos, depois de muito estudo, consolidar a auditoria 4.0!!

A “Auditoria 4.0”, atende a ISO 19011?

Sim, atende. Inclusive na versão 2018 da ISO 19011 ela já prevê a possibilidade de auditoria remota.

Qual a opinião das entidades certificadoras sobre a “Auditoria 4.0”? A Auditoria de Terceira Parte, continuará a ser presencial?

Dos maiores organismos certificadores com quem conversámos, 4 deles já se estão a movimentar e a testar esta modalidade de “Auditoria 4.0”. E eles estão entusiasmadíssimos… A maioria deles apoiam-nos. Inclusive já fizemos um evento desse em direto com um organismo certificador nos Estados Unidos.

Na “Auditoria 4.0” o Auditor Interno vai dar dicas e, inclusive, isso vai ficar registado. Como é que a Templum vê esse envolvimento em relação ao princípio da imparcialidade?

A nossa opinião é a seguinte. Há auditores e auditores no mercado. Uns bons e outros maus. Este método vai elevar o nível da Auditoria. Vai fazer com que os auditores pensem e se preocupem mais com o que dizem e evitem as besteiras. Ter registado o que um auditor disse, na nossa opinião, é incrível para a empresa que está a ser auditada, porque é a maior evidência de que a empresa auditada está a seguir a recomendação do auditor. Depois você vai discutir isso com o seu consultor e caso você não tenha um consultor, você irá discutir isso internamente.

Também vai evitar a confusão de inclusão e exclusão de requisitos do sistema de gestão por “vontade do auditor”, por exemplo: na auditoria X o auditor pediu para incluir um requisito e na auditoria Y o outro auditor pediu para excluir, sem olhar de forma relevante para a empresa

Mesmo usando o Templum Audit eu vou ter um relatório de auditoria separado?

Sim, você terá também um relatório de auditoria e ele continuará exatamente igual. A “Auditoria 4.0” não muda o relatório de auditoria interna. Nós apenas mudámos o método. Ao contrário do auditor estar aí fisicamente, ele estará aí de forma online e com muito mais mobilidade, olhos, ouvidos…

Além disso, nós acrescentamos uma plataforma onde o cliente interage, regista, recebe informação e formações.

Como a “Auditoria 4.0” evidenciará o cumprimento dos requisitos via vídeo?

As evidências continuam iguais nos relatórios. O vídeo é um bónus, é um extra.
Imagine que você está a fazer auditoria da execução de um serviço, que está a auditar uma operação e naquele momento você está a usar o vídeo para registar, aquele vídeo servirá e será a evidência de que o processo foi verificado. Então, esse vídeo será uma evidência extra. Se o organismo certificador pedir mais detalhes de um determinado processo, você terá o registo em vídeo do que foi orientado e poderá usá-lo.

Mas a evidência não tem que ser feita “in loco”?

Sim e ela continuará a ser feita “in loco”, Porquê? Porque é um evento em direto, e o vídeo que estará a registar a verificação “in loco”. Você estará lá no local, a transmitir em direto. Você não estará a captar uma imagem para enviar depois.

Para documentos sigilosos que a empresa não permite enviar a terceiros, nem por meio da gravação de vídeos, como será feito?

O auditor tem o controlo de gravação e você dirá ao auditor se pode ou não gravar determinada etapa. E você verá um ícone no seu ecrã informando se está a ser gravado ou não.