Avaliação de fornecedores: como, quando e porquê?
10 Sugestões para reduzir custos na sua empresa
Os ganhos do seu negócio estão em alta? Ótimo! Mas… os custos também são elevados? Menos bom. Mas não é nada que não consiga resolver com as nossas sugestões para reduzir custos na sua empresa.
Com a otimização de processos, contenção nas contas da luz, água e comunicação, renegociação com fornecedores e implementação da norma ISO 9001, em pouco tempo vai conseguir poupar. E muito!
1. Elaborar um plano estratégico para reduzir custos na sua empresa
Se fez um plano de negócios antes de abrir a sua empresa e um plano de marketing depois de ela estar operacional, porque não haveria agora de elaborar um plano de contenção de custos?
Como sabe, é fundamental planear qualquer ação de uma empresa para ela ser bem-sucedida. E a redução dos custos não é exceção.
Estabeleça os objetivos a atingir (e que sejam alcançáveis!) e as metas semanais, mensais, semestrais ou anuais para a obtenção desses resultados. Depois, insira no plano algumas diretrizes, orçamentos e limites de despesas, estratégias e até prioridades de poupança para poder seguir uma linha de ação objetiva e coerente com o negócio.
A seguir veja se todos os departamentos estão alinhados com os seus propósitos de poupança e por fim verifique se os objetivos foram cumpridos dentro do prazo. Se sim, parabéns! Está no caminho certo. Caso contrário, não desanime: é só voltar a repetir esta primeira sugestão, emendando os erros que poderá ter cometido na primeira tentativa de poupança, sim?
2. Otimizar os processos empresariais
Muitas vezes são os processos organizacionais ineficientes que lhe andam a sugar dinheiro. É verdade! Quanto mais eficiente for um processo de trabalho, mais se poupa (seja com água, luz, energia, telefone, internet, horas extras…).
Por isso, use e abuse da tecnologia na otimização de processos e operações diárias (faturas, registo de contas a pagar e a cobrar, relatórios, ordenados…). Repare que ao investir num sistema organizado e automatizado, as suas atividades passam a ser mais simples e rápidas, porque diminuiu a complexidade dos processos, e desse modo os seus colaboradores ficam com mais tempos para realizarem tarefas mais importantes. E você consegue reduzir custos na sua empresa!
3. Reduzir as contas de água e luz
É como lá em casa. Em qualquer empresa as contas da água e da luz costumam ser elevadas, mas por serem essenciais muitas vezes são pagas “sem aí nem ui” e nunca são analisadas.
Porém, é possível reduzir os valores que paga com água e eletricidade. Como? Por exemplo, investindo em lâmpadas mais económicas (LED ou fluorescentes); em torneiras e descargas mais baratas; regular o ar condicionado de forma adequada; manter uma exposição solar abundante no inverno e usar estores no verão; desligar equipamentos que não estão a ser utilizados, como impressoras e monitores, em vez de os deixar em stand by; instalar sensores que ativam a luz somente quando há movimento nessa zona, etc.
Estes tipos de medidas simples podem ter um efeito significativo e ajudá-lo a reduzir custos na sua empresa.
4. Reduzir as contas de comunicação
Atualmente o telefone e a Internet são dois custos essenciais para qualquer negócio funcionar em pleno. Mas apesar disso, conseguem incluir-se na lista de sugestões para reduzir custos na sua empresa.
É possível poupar na contas com as suas comunicações, como telefone fixo, telemóveis dos colaboradores e acesso à Internet, se analisar as reais necessidades da sua empresa, procurar por planos (para empresas, de preferência) que se ajustem numa boa relação custo/benefício e comparar as ofertas das diferentes operadoras (ou negociar com a sua operadora um pacote mais económico).
Além disso, não se esqueça que a Internet possibilita a comunicação por email, mas também ligações, inclusive por vídeo, através de diversas aplicações gratuitas como o Skype e WhatsApp que lhe vão permitir poupar tempo e dinheiro.
5. Reduzir as despesas com materiais de escritórios
Muitas vezes basta consciencializar a sua equipa para o desperdício, para poupar em custos com material de escritório, como papel, canetas, envelopes, tinteiros de impressoras, etc. Pode parecer pouco no final do mês, mas no final do ano – se conseguir manter o hábito da poupança no escritório – o ganho já será significativo e verá como é fácil reduzir custos na sua empresa.
6. Renegociar com fornecedores
Sejam quais forem as matérias-primas que utiliza na sua empresa, elas provêm de um ou mesmo de vários fornecedores, não é verdade? E possivelmente as contas a pagar ao fim do mês a esses fornecedores não são coisa pouca. Por isso, trate de renegociar os preços, principalmente com os fornecedores que já mantém há algum tempo e que – à partida – não se vão arriscar a perdê-lo para a concorrência, principalmente se paga as suas contas a tempo e horas.
Se não conseguir renegociar com os seus fornecedores habituais, não se faça rogado e procure por outras alternativas mais baratas (mas sem deixar de garantir que compra um produto da mesma qualidade).
Aliás, independentemente de estar ou não satisfeito com os seus fornecedores em termos de valores e prazos, deve manter-se a par dos preços praticados no mercado e pedir, pontualmente, orçamentos a empresas diferentes. Essa informação pode ser muito pertinente, inclusive, para negociar com os seus próprios fornecedores.
Outra forma de poupar com fornecedores é optar pela centralização de compras em vez de deixar que cada departamento da sua empresa trate das suas necessidades com um fornecedor específico. A grande vantagem, claro está, é obter desconto na encomenda de uma grande quantidade!
E por fim, reveja os contratos antes da renovação, principalmente os que se renovam automaticamente, porque o que era vantajoso para o seu negócio há uns anos, pode ser um prejuízo nos dias que correm. As condições do mercado mudam, as necessidades da sua empresa mudam e por isso é natural que a dada altura as condições de um contrato possam ter de mudar também.
7. Reduzir custos com colaboradores
A contratação, despedimento e formação dos seus colaboradores acarreta despesas consideráveis onde também pode poupar.
Em primeiro lugar, contrate novos recursos humanos apenas se precisar realmente deles e considere a subcontratação como uma opção para atividades temporárias.
Em segundo lugar, analise muito bem os casos de demissão e despedimento de forma a que os custos com a rescisão estejam conformes com a lei e sejam vantajosos para a sua empresa.
E em terceiro lugar, entre a contratação de algumas pessoas e rescisão de contrato de outras, leve ainda em linha de conta os gastos com formação e treino dos trabalhadores.
Muitas vezes a contratação de profissionais mais qualificados pode compensar, sabia? Evita despesas com formação e despesas com despedimentos. Além disso, trabalhadores menos qualificados e sem formação podem gerar prejuízos em todas as áreas: da produção deficiente ao mau atendimento ao cliente!
8. Renegociar dívidas
Diga-nos lá… tem ou não dívidas com empréstimos bancários? Bem nos parecia que sim. E já verificou se não anda a pagar juros altíssimos por essas dívidas? A situação da sua empresa varia, as condições do mercado financeiro também variam e por isso as condições dos créditos bancários também podem ser alteradas. E essa pode ser uma alternativa para diminuir taxas de juros e, claro, reduzir custos na sua empresa!
9. Fazer brainstormings
Se já ouviu dizer que duas cabeças pensam melhor que uma, porque não verifica essa teoria na prática?
Reúna a sua equipa e faça um brainstorming para que cada colaborador possa usar os conhecimentos próprios da sua função e experiência no seu departamento (já para não falar da opinião pessoal) para contribuir para o plano de poupança da sua empresa.
10. Investir em Certificações ISO
Mente aberta para o nosso último conselho para reduzir custos na sua empresa, por favor! É que aqui, para chegar a uma poupança considerável, tem de investir na qualidade dos seus processos e aproveitar certificações internacionais, como a ISO para prosperar.
Falamos em particular da norma ISO 9001 para a gestão da qualidade na sua empresa. Esta implementação padroniza os seus processos de negócio segundo métodos e critérios pré-definidos que garantem que as futuras tomadas de decisões serão baseadas em factos e não em suposições e por isso serão bem-sucedidas.
A certificação ISO 9001 é a melhor forma para otimizar processos e permitir melhorias consideráveis e reduções de custos bastante surpreendentes, e isso porque um Sistema de Gestão da Qualidade localiza e retifica processos ineficientes e inúteis dentro da sua empresa, reduzindo ou mesmo acabando com erros que por sua vez acabam com o desperdício e retrabalho, entre outros benefícios.
A ISO 9001 garante ao seu negócio que os processos passam a ser organizados de forma padronizada e inteligente, com máximo aproveitamento de todos os recursos: materiais, humanos e temporais.
