Um Sistema de Gestão Integrado (SGI), como o nome indica, faz a integração de processos numa empresa para melhorar a sua gestão, otimizando-a e tornando-a mais eficiente.
Seja na qualidade, meio ambiente, segurança nos alimentos ou saúde ocupacional, um SGI é bem capaz de ser tudo o que precisa para atingir e até superar os objetivos. Senão veja…
Independentemente do tamanho e área de atuação, as empresas são sempre estruturas complexas que requerem uma administração firme e atenta, se possível secundada pelas melhores práticas estabelecidas em referenciais normativos, como a ISO 9001.
Um Sistema de Gestão Integrado, ou o SGI, é uma solução para ter uma visão sistémica da empresa e das operações, visualizando os fluxos dos diversos processos e áreas. A melhoria dos processos, simplificação da gestão financeira e diminuição de retrabalho, entre outros fatores, não só potencia os resultados da sua empresa num ápice, como satisfaz as necessidades do seu público-alvo.
Invista! Um SGI vai-lhe trazer muitas vantagens!
O que é o SGI?
Antes demais, para que não haja confusão, não estamos a falar de um software, mas sim da integração de duas ou mais normas ISO na gestão da empresa.
Não existem ganhos acima da média sem a execução de projetos acima da média. Pensando nisso, a implementação de um SGI (Sistema de Gestão Integrado) é um projeto de grandes proporções que possibilita a abertura de novos mercados e oportunidades de negócios para empresários de visão.
O Sistema de Gestão Integrado permite que as organizações implementem e se certifiquem em diversos referenciais num único processo, possibilitando atender melhor às necessidades dos negócios em termos de eficiência na condução da operação e simplifica processos semelhantes para evitar duplicação de trabalho.
Para que serve um Sistema de Gestão Integrado?
Um Sistema de Gestão Integrado permite tornar os processos operacionais mais simples, mas com mais qualidade, automatizando atividades para garantir maior eficiência, precisão, produtividade, controlo e redução de riscos para a empresa.
As principais normas ISO já estão estruturadas pelo ANEXO SL que permite um processo fácil de integração dos diferentes sistemas. O SGI mais comum é o conjunto das 3 principais normas ISO: Qualidade (ISO 9001), Meio Ambiente (ISO 14001) e Saúde e Segurança no Trabalho (ISO 45001).
Esses três sistemas de gestão fazem com que a empresa controle a qualidade de um produto ou serviço, conquiste a satisfação do cliente, descarte corretamente os resíduos, meça a eficiência dos seus processos e crie ações para a saúde e segurança no ambiente de trabalho.
Ou seja, é um sistema de gestão completo para qualquer empresa que se quer diferenciar no mercado.
Quais as principais vantagens de um Sistema de Gestão Integrado?
A integração de processos pode ser aplicada a qualquer sistema de gestão, mas normalmente, como referimos acima, tem por base a ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, que, entre outras, apresentam a mesma estrutura base que permite uma maior consistência e simplifica a implementação (e certificação) de um SGI.
Desta feita, consoante o seu tipo de negócio, a implementação de um Sistema de Gestão Integrado pode ter objetivos diferentes, unindo duas ou mais normas.
Em todo o caso – e independentemente dos objetivos da integração – há benefícios comuns a todas as empresas que apostam num SGI como forma de expandir o negócio. Conheça-os!
1. Redução de custos
Vamos começar pela melhor notícia!
A implementação de um Sistema de Gestão Integrado reduz os custos na sua empresa. E isso porque a integração de processos, do planeamento ao cliente final, passando pela execução, controlo e logística (entre outras fases), retira do processo produtivo, todas as operações que não trazem valor à sua empresa e aos seus clientes, reduzindo custos.
Claro que o sistema por si só não lhe mete dinheiro ao bolso, mas se a ele recorrer para evitar riscos, retrabalho, custos desnecessários (como com multas, por exemplo) e tantos outros processos em que tem investido tempo e dinheiro sem necessidade, consegue tomar as melhores decisões e ganhar muito.
Neste ponto, há que destacar que o processo de implementação e de certificação de um Sistema de Gestão Integrado, se comparado a soma da implementação e certificação individual de cada norma, acaba por trazer redução de custos à empresa.
2. Redução de retrabalho
Com a informação sobre os processos da sua empresa integrada, diminui os erros e isso diminui o retrabalho, pois se os erros se mantivessem, os seus colaboradores teriam de os corrigir, refazendo uma ou mais tarefas, às vezes mais do que uma vez.
3. Redução de perdas
Repare que um Sistema de Gestão Integrado consegue mostrar-lhe quais os processos que precisam de ser melhorados e como, eliminando operações e atividades que não agregam valor ao produto final.
Isso permite-lhe reduzir perdas e desperdícios na sua empresa em qualquer fase: da adjudicação de matéria-prima à entrega do produto ao seu cliente!
4. Aumento da produtividade
A redução de custos, de erros, de retrabalho e perdas leva a um aumento da produtividade, porque poupa tempo em atividades rotineiras.
5. Aumento da eficiência
Reduzindo os custos e aumentando a produtividade, aumenta a eficiência na sua empresa!
6. Melhor controlo dos processos
Com todos os processos da sua empresa integrados, consegue perceber os fluxos das operações e assim controlar os processos para que não surjam surpresas desagradáveis.
7. Dados centralizados
Ter os dados da sua empresa centralizados é uma das grandes vantagens de um Sistema de Gestão Integrado porque com tudo num só lugar, controla melhor a informação: acesso, partilha, andamento de processos, análise de resultados, etc.
Inclusive, a utilização de dashboards – gráficos ou painéis de controlo do SGI – serve de apoio na sua tomada de decisão sobre cada tarefa, pois permite visualizar de forma rápida e simples todo o negócio, departamento a departamento, processo a processo.
8. Fortalecimento do trabalho em equipa
Quando implementa um SGI, percebe quase de imediato que os seus colaboradores finalmente começam a aceder à informação, a falar a mesma língua, a vestir a mesma camisola e a trabalhar melhor em equipa.
A explicação é simples! Um Sistema de Gestão Integrado dá uma visão completa do negócio, mostrando como um departamento pode influenciar o outro.
Quantas empresas, por exemplo, só perceberam verdadeiramente a ligação entre marketing e vendas após a implementação de um Sistema de Gestão Integrado?
9. Monitorização de resultados
Todas as vantagens de um Sistema de Gestão Integrado, que já enumerámos aqui, também advêm da monitorização, que permite acompanhar as atividades, recolhendo dados precisos, analisando os resultados e se necessário, retificando-os na hora.
10. Otimização de processos
Com a monitorização de resultados, consegue controlar e otimizar os processos da sua empresa. E sendo os dados recolhidos precisos – porque o são! – não lhe vão faltar informações preciosas e atualizadas para uma tomada de decisão rápida e acertada, no sentido de atingir as metas propostas.
