Se já tomou a decisão de implementar um Sistema de Gestão da Qualidade, sabe que antes de exibir o selo da famosa norma internacional, tem de organizar a rotina de trabalho na sua empresa para a ISO 9001, de modo a que o processo corra de forma fluida e eficaz. E é sobre isso que lhe vamos falar de seguida!
A ISO 9001:2015 é a última atualização de uma norma que tem por objetivo a qualidade dos produtos ou serviços. Mas antes de a implementar, tem de organizar a rotina de trabalho na sua empresa para a ISO 9001 de modo a que todas as práticas que garantem, precisamente, a qualidade, sejam adotadas e recebidas por todos os seus colaboradores da melhor forma possível.
Obter um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) podenão ser tão rápido nem simples, mas os esforços de toda a sua equipa serão amplamente recompensados, pois o certificado ISO 9001 além de zelar pela qualidade dos seus produtos/serviços, além de avaliar e reduzir o risco, aumenta a reputação e credibilidade no mercado onde atua! E não se esqueça de que a ISO 9001 serve também para desenvolver práticas que permitem comparar as empresas em pé de igualdade e em todo o mundo, ou seja, padronizar as formas de avaliação, independentemente da sua dimensão e área de atividade. Bom, mas seguramente que nesta fase do campeonato já conhece todos os benefícios da norma internacional e o que precisa de saber é como organizar a rotina de trabalho na sua empresa para a ISO 9001, não é verdade? Vamos às dicas!
1. Avaliar o seu negócio
Se está a pensar implementar a ISO 9001, receba desde já os nossos parabéns!
É das melhores decisões que, como empreendedor, poderia tomar! Mas antes de avançar, é necessário organizar a rotina de trabalho na sua empresa para a ISO 9001, e isso implica começar por fazer uma avaliação criteriosa e sincera sobre o estado da sua firma para que possa planear, um por um, todos os passos necessários à obtenção da certificação ISO 9001. Está em dúvida como implementar a ISO na sua empresa, descubra a importância da consultoria neste processo.
2. Nomear uma equipa responsável pela implementação
Nomeie uma equipa responsável pelo processo de certificação ISO 9001 e dentro dessa equipa defina e distribua responsabilidades de modo a que não haja dúvidas sobre quem é que deve fazer o quê. Um projeto em grande, como a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade, exige uma definição clara de responsabilidades para não ficar pelo caminho…
3. Motivar todos os colaboradores
Não obstante ter elegido uma equipa como responsável pelo processo de certificação ISO 9001, deve alargar essa vontade de implementar um Sistema de Gestão da Qualidade ou SGQ a todos os trabalhadores da empresa, envolvendo-os e trazendo-os para dentro do processo de forma a que se sintam mais satisfeitos e motivados. Porque os benefícios tocarão a todos!
4. Preparar uma mudança de cultura empresarial
Com a implementação da ISO 9001 muita coisa muda, mas tenha calma porque é tudo para melhor! Ainda assim, para que o seu novo Sistema de Gestão da Qualidade seja implementado, é necessário levar a cabo algumas ações que preparem os colaboradores para uma mudança de cultura na empresa. Sim, porque vão surgir novos processos, novas responsabilidades, novas mentalidades… uma série de alterações que têm de ser bem pensadas e trabalhadas para que, após a certificação, a cultura empresarial não volte a ser a mesma. Leia também o nosso artigo “Crescimento sustentado: a ISO 9001 como ferramenta para alcançá-lo”.
5. Diagnosticar os requisitos
É natural que antes ou mesmo no início do processo de certificação ISO 9001, a sua empresa não esteja alinhada com os requisitos da norma, e é por isso que deve fazer um diagnóstico para perceber o quão desalinhada ela pode estar. Esse diagnóstico vai ajudá-lo a compreender que requisitos de um SGQ não estão conformes ou não estão a ser cumpridos. A ideia é identificar o nível de maturidade da sua empresa de modo a perceber como melhor a preparar para a implementação da ISO 9001. 
6. Implementar as melhorias identificadas no diagnóstico
Não será surpresa para ninguém se o diagnóstico à sua empresa revelar que tem de proceder a melhorias ou adequações para maior conformidade à ISO 9001, não é verdade? Pois trate de elaborar um plano de ação com a sua equipa de implementação para reestruturar processos e consciencializar os colaboradores para a mudança.
7. Adaptar as etapas de implementação de um SGQ ao contexto da sua empresa
As etapas de implementação ISO 9001 são iguais para todas as empresas, mas a forma como são implementadas, não! Antes de avançar, avalie o contexto da sua empresa, dos seus processos empresariais, para se adaptar ao seu novo sistema de gestão de forma harmoniosa, positiva e eficaz. Por isso, as etapas de implementação ISO 9001 podem ser executadas da forma que entender mais conveniente face ao contexto do seu negócio. Conheça o método descomplicado da Templum para a implementação dos requisitos da ISO 9001.
8. Fazer uma auditoria interna
E depois de adaptadas as etapas de implementação ISO 9001 ao contexto da sua empresa, é tempo de fazer uma auditoria interna para garantir que nenhum requisito fica esquecido ao longo da preparação para a ISO 9001 e, claro, tomar nota de todos os processos que ainda terão de ser corrigidos ou ajustados.
9. Contratar uma entidade certificadora para executar a auditoria de certificação
Já fez a auditoria interna e tomou nota dos processos a ajustar? Ótimo! Agora só lhe falta escolher uma entidade certificadora, empresa essa que fará a sua própria auditoria para confirmar se a sua empresa se adequou à norma internacional ISO 9001 e, em caso positivo, emitir o certificado. E, obviamente, comemorar com toda a equipa esta importante conquista.
Procura uma consultoria para apoiar no processo de implementação da ISO 9001? Converse connosco.
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