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Acreditamos que já tenha esclarecido a maior dúvida de todas sobre a implementação da ISO 9001: quais os benefícios que pode trazer à sua empresa

Porém, agora que está a considerar a certificação, é natural que procure respostas para outras questões sobre este processo que vai instaurar uma cultura da qualidade em todas as vertentes do seu negócio… questões que vamos esclarecer já de seguida!

Está decidido a fazer parte do grupo das organizações de sucesso que têm uma cultura para a qualidade embutida em todas operações e procedimentos relativos aos seus produtos/serviços? Faz muito bem! Um Sistema de Gestão de Qualidade vai garantir-lhe um lugar de destaque no mercado onde atua e novas oportunidades de negócio num cenário cada vez mais competitivo.

Ter um certificado ISO 9001 é ter uma empresa voltada para a qualidade, mas entre o querer e o ter, surgem algumas dúvidas sobre a implementação da ISO 9001 que vamos desvendar neste artigo.

É importante salientar que o impacto da certificação ISO 9001 nas empresas não é meramente teórico. Uma pesquisa da Universidade de Oxford publicada em 2022 revelou que as empresas na União Europeia que implementaram a norma ISO 9001 tiveram um aumento de produtividade médio de 5% nos dois anos subsequentes à certificação, comparativamente às empresas que não tinham tal certificação. Além disso, as mesmas empresas mostraram um crescimento de 7% na satisfação do cliente no mesmo período. Estes dados sublinham o valor prático da implementação da ISO 9001.

1 – A minha empresa é elegível para implementar a norma ISO 9001?

Sim! Independentemente do tamanho e área de negócio, pode certificá-la. Qualquer empresa pode ter a norma ISO 9001, pois todos os requisitos desta norma são genéricos e aplicáveis a qualquer organização, independentemente do seu tipo, porte e produto/serviço que comercializa.

2 – Quantas pessoas da minha empresa têm de ficar envolvidas na implementação da ISO 9001?

Em relação ao número de recursos humanos que deve afetar a este projeto, aqui o tamanho da sua empresa já conta, e muito! Quanto maior for, quanto mais processos e departamentos incluir, mais colaboradores deverão estar envolvidos na implementação da ISO 9001. Nesse sentido, aconselhamo-lo a designar um responsável pela gestão destas atividades e pela equipa (de preferência multidisciplinar) de apoio à implementação.

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3 – Quanto tempo é que essas pessoas têm de dedicar ao projeto de implementação da ISO 9001:2015?

Basicamente, a sua equipa de apoio à implementação da ISO 9001 deve estar disponível para dedicar algum tempo ao projeto todos os dias. Seja uns minutos, seja um par de horas, o que importa aqui é ter algum tempo disponível para desenvolver as atividades relacionadas com a implementação da norma de forma a atingir os objetivos da empresa. Regra geral o processo é sempre flexível, pelo que o tempo que tem de dedicar ao projeto é aquele que tem disponível. Contudo, e como deve compreender, quanto mais horas lhe dedicar, mais rápida será a certificação ISO 9001.

4 – E quanto tempo demora a implementar a norma ISO 9001?

Depende. Sabemos que não era esta a resposta que queria ler, mas a verdade é que o processo pode demorar mais ou menos tempo consoante uma série de variáveis como a dimensão da sua empresa, complexidade dos processos, número de colaboradores, área de atividade e até disponibilidade da equipa afeta à implementação da ISO 9001. Ainda assim, em média, as PMEs costumam concluir a certificação num prazo de 6 meses a 1 ano.

Embora o tempo necessário para implementar a ISO 9001 possa variar, vale ressaltar o impacto positivo que a certificação pode ter. 

Uma pesquisa da Universidade de Oxford publicada em 2022 revelou que as empresas na União Europeia que implementaram a norma ISO 9001 tiveram um aumento de produtividade médio de 5% nos dois anos subsequentes à certificação, comparativamente às empresas que não tinham tal certificação. Além disso, as mesmas empresas mostraram um crescimento de 7% na satisfação do cliente no mesmo período. 

Estes dados reforçam o valor prático da implementação da ISO 9001, além de fornecer um panorama de retorno sobre o tempo investido neste processo.

5 – Quanto custa implementar a ISO 9001?

No leque de dúvidas sobre a implementação da ISO 9001, o custo é uma das questões mais pertinentes, mas também ele depende da estrutura da sua empresa, ou seja, se já existirem bons processos de gestão o investimento é menor, mas se for necessário, por exemplo, investir em formação e modernização de tecnologias e instalações, o investimento é maior. É possível saber quanto custa implementar a ISO 9001 e obter um orçamento aproximado, se consultar uma empresa de consultoria para diagnóstico da sua empresa.

6 – A certificação tem prazo de validade?

Tem, pois! O certificado ISO 9001 tem validade de três anos a contar da auditoria de concessão. Durante esse período chamado de Ciclo de Certificação a empresa passará por auditorias anuais de acompanhamento como forma de verificar a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade. No final do terceiro ano ocorre uma auditoria de recertificação que gera um novo ciclo de 3 anos.

7 – Depois de obtido, o certificado pode ser retirado da minha empresa?

Pode, se durante o período de validade de três anos numa das avaliações periódicas ou auditorias de acompanhamento se detetarem não conformidades graves que justifiquem a suspensão da certificação ou mesmo a perda do certificado.

8 – Como evitar não conformidades?

É simples! Basta seguir e cumprir com um bom plano estratégico, alinhado com os objetivos e processos da sua empresa, que defina metas claras e realistas, utilize ferramentas de apoio, como o ciclo PDCA e adote atitudes corretivas, caso haja necessidade. Assim consegue manter-se em conformidade e antever problemas.

Ademais, ao procurar evitar não conformidades e assim manter a certificação, é fundamental entender que a adoção de uma cultura de qualidade na empresa e a consequente certificação ISO 9001 trazem benefícios tangíveis em termos de oportunidades de negócio. 

Um estudo da Harvard Business School, também de 2022, analisou empresas em todo o mundo e descobriu que as empresas certificadas pela ISO 9001 tinham uma probabilidade 50% maior de entrar em novos mercados internacionais em comparação com empresas não certificadas. Este estudo enfatiza a importância estratégica da certificação ISO 9001 num cenário de negócios cada vez mais globalizado.

9 – Que tipos de consultoria ISO 9001 existem?

Existem duas formas de receber consultoria ISO 9001: a forma mais tradicional e mais dispendiosa, em que o parceiro consultor vai até à sua empresa e cobra um determinado valor por cada sessão ou o modo mais recente e inovador de consultoria online em que não há necessidade de deslocações para se implementar o Sistema de Gestão de Qualidade. Neste novo método de consultoria o projeto é todo desenvolvido remotamente através de uma plataforma própria na Internet, sempre com apoio de um especialista  (não obstante poderem acontecer visitar pontuais do consultor à sua empresa, como é o caso das auditorias).

10 – Como escolher um parceiro para alcançar com sucesso a certificação?

Em primeiro lugar deve pesquisar por empresas capacitadas para realizar a implementação da ISO 9001. Em segundo lugar, deve verificar se essas empresas são credíveis e reconhecidas no mercado e fazer uma triagem das que lhe parecem ter melhor reputação. E, em terceiro lugar, para chegar ao parceiro ideal deve fazer uma última triagem usando os critérios relevantes para a sua empresa, por exemplo, o tipo de consultoria presencial versus online, a disponibilidade de auditores próximo à sua localização geográfica, os custos dos serviços, as garantias oferecidas em contrato, o acompanhamento durante o processo, entre outros.