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Análise de riscos na sua empresa com a ISO 9001

 

 

Só de ouvir a palavra “risco” treme da cabeça aos pés, não é verdade? Mas embora a expressão remeta para resultados desastrosos, a verdade é que a análise de riscos na sua empresa com a ISO 9001, pode terminar em oportunidades! Grandes oportunidades de negócio!

A mais recente versão da ISO 9001:2015 defende uma “mentalidade de risco” que considere as incertezas. O objetivo é identificar atempadamente os riscos que afetam a conformidade de produtos e serviços (entre outros itens), para os transformar em oportunidades para satisfazer os clientes e ganhar notoriedade no seu mercado de atuação.

 

Mas o que é análise de riscos?

Antes de explicarmos o que é análise de riscos, importa dizer que “risco”, segundo a ISO 9001:2015 é o “efeito da incerteza” e nem sequer significa que o efeito seja negativo. Ou seja, dependendo da origem e da forma como a sua empresa vê o risco, este pode ser positivo ou negativo, embora sempre relacionado com o resultado esperado num determinado processo. Dai que na última versão da norma ISO 9001 seja sugerida a adoção de um pensamento baseado em riscos. Na verdade, em versões anteriores da norma ISO 9001 já se referia a mentalidade de risco para eliminar riscos (que podem vir a acontecer) e evitar não conformidades (que já aconteceram) e, ao mesmo tempo, adotar ações de prevenção para eliminar os efeitos de ambos. Mas agora, a norma vai um pouco mais longe e sugere uma gestão de riscos à séria, para obter melhorias continuas no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da sua empresa.

 

Análise de riscos na ISO 9001

De acordo com a ISO 9001:2015, análise de riscos ou gestão de riscos é uma forma de controlar os efeitos desejáveis ou indesejáveis que podem afetar a sua empresa. Por outras palavras, é o processo que inclui a identificação, análise e planeamento de diferentes ações para evitar efeitos indesejados ou potencializar oportunidades que podem levar à adoção de novas práticas, ao lançamento de novos produtos, à conquista de diferentes clientes, entre outras vantagens competitivas.

No fundo, trata-se de se prevenir de ameaças que podem surgir de diferentes frentes: da comunicação com os colaboradores, da alteração do planeamento financeiro, da interação com os clientes, da responsabilização face ao meio ambiente, etc.

Naturalmente que alguns destes riscos devem ser evitados, mas outros devem ser assumidos para chegar a uma oportunidade!

 

Quais os diferentes tipos de riscos a que uma empresa está sujeita?

Independentemente do tamanho e área de atuação, existem vários tipos de riscos para as empresas, que não estão relacionados apenas com práticas operacionais. Questões administrativas, financeiras e jurídicas, entre outras, podem ser um problema (ou uma oportunidade!), como por exemplo:

 

  • Riscos relacionados com o mercado de atuação, como alterações de preços e inflação.
  • Riscos relacionados com o crédito, como a falta de pagamento de valores que são devidos.
  • Riscos relacionados com a liquidez, como deixar de ter fluxo de caixa para manter as normais atividades da empresa.
  • Riscos relacionados com questões jurídicas, como impasses na justiça.
  • Riscos relacionados com questões operacionais, como entregar produtos com defeitos ou fora do prazo.

 

 

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Como é que os riscos se podem transformar em oportunidades?

Se bem analisados – e já vamos falar com mais pormenor sobre a análise de riscos na sua empresa – os riscos podem acabar em oportunidades que tragam ganhos para o seu negócio. Por exemplo:

 

  • Oportunidades para melhorar produtos ou serviços.
  • Oportunidades para aumentar a satisfação do cliente.
  • Oportunidades para melhorar preços.
  • Oportunidades para encurtar prazos de entrega.
  • Oportunidades para entrar em novos mercados.
  • Oportunidades para investir em novas tecnologias que otimizem o tempo de trabalho e eliminem problemas em diferentes atividades.

 

Qual a importância da análise de riscos numa empresa

Basicamente, a análise de riscos numa empresa é importante para identificar e ampliar os efeitos positivos, as tais oportunidades! Por exemplo, criar um novo produto e assim obter mais uma fonte de receita ou estabelecer processos mais seguros e atividades mais eficazes, de modo genérico.

Claro que nem todos os riscos se podem transformar em efeitos positivos, mas pelo menos podem ser previstos com antecedência, de forma a serem evitados, controlados ou pelo menos minimizados… na senda da melhoria contínua, objetivo primeiro de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade!

 

Quais as etapas da análise de riscos?

Para fazer uma gestão de riscos eficaz, com vista a maximização das oportunidades, deve seguir estas seis etapas:

 

Planeamento

Elabore um plano, defina atividades, objetivos e responsabilidades para cada área e equipa da sua empresa.

 Identificação dos riscos

Apoie-se em todos os dados e informações obtidas durante e depois da certificação ISO 9001 (de auditorias a pesquisas de satisfação) para detetar potenciais áreas de falha e compreender a raiz das fragilidades na sua empresa. Só assim consegue identificar riscos!

 

Análise qualitativa dos riscos

Faça uma análise qualitativa dos riscos para verificar a probabilidade de ocorrência ou frequência de cada risco e para verificar que riscos têm maior probabilidade de se transformarem numa falha, e que falhas têm maior probabilidade de prejudicarem de forma significativa o seu negócio.

 

Análise quantitativa dos riscos

Faça uma análise quantitativa dos riscos, ou seja, uma análise numérica para investigar a probabilidade dos riscos e estimar as consequências para a sua empresa. Use estatísticas, bases de dados, mas também estimativas e análises de dados históricos. E quando não conseguir calcular em números, faça análise qualitativa.

 

Respostas aos riscos

Elabore um plano de respostas aos riscos – soluções especificas e baseadas em factos – para conseguir desenvolver ações para aumentar as oportunidades e diminuir as ameaças.

 

Controlo dos riscos

Por fim, implemente os planos e monitorize para acompanhar os riscos identificados e detetar novos riscos. E não se esqueça de avaliar também a eficácia das ações da sua gestão de riscos, já que algumas poderão necessitar de ajustes para atingirem os objetivos, e assim sucessivamente.

 

Quais as melhores ferramentas para controlar os riscos e detetar oportunidades?

A norma ISO 9001 não indica ferramentas especificas para eliminar riscos e gerar oportunidades, mas nós aconselhamo-lo a usar a análise SWOT, a checklist 5W2H e o Diagrama de Pareto.

 

Análise SWOT

Use a análise SWOT (Strenghts, Weeknesses, Oportunites and Threats) para identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças a que está sujeita a sua empresa.

 

5W2H

Use a 5W2H (what, who, when, where, why + how e how much), uma checklist das atividades que precisam de ser desenvolvidas na sua empresa, para determinar o que será feito, quem fará, em que período de tempo, etc.

 

  • What? O que fazer? – Etapas
  • Why? Por que fazer? – Justificações
  • Where? Onde fazer? – Local
  • When? Quando fazer? – Tempo
  • Who? Quem vai fazer? – Responsabilidade
  • How? Como fazer? – Método
  • How much? Quanto vai custar? – Custo

 Diagrama de Pareto

 Use o Diagrama de Pareto para identificar as causas dos erros ou problemas na sua empresa, seguindo o princípio de Pareto ou a regra 80/20 que diz que 80% dos problemas numa empresa são ocasionados por 20% das causas.

Preparado para garantir os melhores resultados na sua empresa, tendo em vista os riscos e oportunidades? Então, porque não começar por obter a certificação ISO 9001 ou, caso já tenha um Sistema de Gestão da Qualidade, por marcar uma auditoria com a Templum para perceber como agir para transformar os riscos em oportunidades?