Implementar não é difícil! Qualquer empresa, independentemente do seu setor de atuação, consegue obter a certificação ISO 9001 sem grande esforço, mas manter o Sistema de Gestão da Qualidade é mais custoso! Requer formação, esforço, dedicação, disciplina e trabalho de equipa… E obriga a algumas mudanças na cultura organizacional e a investimentos em auditorias!
No início é fantástico! É relativamente simples aplicar ações de melhoria nos processos e verificar excelentes resultados. Porém, com o passar do tempo, essas ações podem deixar de ser executadas ou passarem a um plano secundário dentro da rotina da sua empresa. E é aí que percebe que como a norma internacional não impõe, propriamente, um modelo de gestão, cabe-lhe a si e à sua equipa, definir internamente uma forma de manter o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e melhorar continuamente os processos da empresa.
10 Dicas para manter o Sistema de Gestão da Qualidade:
Apesar das dificuldades iniciais que pode ter para envolver a sua equipa no projeto de certificação ISO 9001, a verdade é que uma boa estratégia que mostre os benefícios para todos (público interno e externo) é suficiente para implementar um SGQ, o problema é mantê-lo.
1. Comece com (poucas) melhorias
A manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade começa logo na implementação quando faz a análise da melhoria de processos de acordo com a ISO 9001, e a análise dos objetivos que são necessários alcançar, para fazer essas melhorias iniciais. Ora, aqui a dica é: pouco, mas bem! Não se disperse, mantenha o foco em meia dúzia de melhorias, para ser bem-sucedido. Mais tarde, sim, o seu SGQ vai adquirindo maturidade e pode implementar outras melhorias, por cima das modificações iniciais.
2. Dedicação e disciplina, sempre!
Segunda dica a reter: muita dedicação! Para manter o Sistema de Gestão da Qualidade tem de cuidar da ISO 9001 e para isso convém:
- Elaborar e manter um cronograma de trabalho com todos os processos que precisam de ser realizados.
- Cumprir com a periodicidade determinada para cada processo, no cronograma de trabalho.
- Acompanhar mensalmente todos os indicadores da qualidade.
- Não acumular pendentes do Sistema de Gestão da Qualidade.
- Elaborar e manter um cronograma de realização das reuniões de análise crítica.
- Encontrar-se periodicamente com a sua equipa, para determinar melhorias nos processos da empresa.
- Rever o seu Manual da Qualidade e os requisitos da norma ISO 9001 constantemente, para que o SGQ continue a evoluir.
- Realizar auditorias periódicas (sobre as quais falaremos mais adiante).
3. Mude a cultura empresarial
Entretanto, mude a cultura empresarial, incorporando a cultura da qualidade na rotina de todos os colaboradores da sua empresa. Assim, vai colher frutos de toda a dedicação e investimento. E não desanime se demorar algum tempo. Não é num mês que consegue mudar a cultura empresarial estabelecida há anos: até que os novos processos comecem a acontecer naturalmente, tem de ter paciência e persistir. E tem de investir em formação e programas de incentivo para os seus colaboradores não se desmotivarem… o que nos leva à próxima dica!
4. Invista em treino e formação
Alguns meses após a certificação ISO 9001 deve começar a promover ciclos de treino e formação de forma a que os seus colaboradores se sintam mais preparados para manter o Sistema de Gestão da Qualidade e executar as atividades de acordo com a proposta estabelecida nos procedimentos. Tendo em conta que a ISO 9001 é extensa, os treinos periódicos são fundamentais para que todos continuem a aprender mais sobre gestão da qualidade e a dominar os requisitos da norma.
5. Mantenha a mentalidade ISO 9001
À partida, a sua equipa vai adotar determinados hábitos com o objetivo de obter a certificação ISO 9001, e esses hábitos (tome atenção!) não se podem perder depois de obtida a certificação. Manter o Sistema de Gestão da Qualidade é manter a mentalidade ISO 9001, é enraizar na sua empresa a tal cultura de qualidade que falámos anteriormente, para que o trabalho seja natural e não forçado, combinado?
6. Informação é poder!
Com a mentalidade ISO 9001 assegurada, é hora de acompanhar os resultados e a melhoria contínua, e para isso deve verificar amiúde os indicadores de cada processo, para os atualizar. Logo, é importante ter uma fonte de informação segura e constante sobre as melhorias contínuas para manter o Sistema de Gestão da Qualidade e perceber atempadamente se alguma ação não está a atingir o resultado esperado (de forma a poder corrigi-la sem contratempos).
7. Acompanhe as tendências de mercado
Para manter o Sistema de Gestão da Qualidade também é importante que consiga acompanhar as tendências de mercado, ou seja, a documentação externa e as novas normas e leis que são emitidas e revistas a toda a hora, e que podem afetar diretamente o seu SGQ.
8. Contrate novos recursos humanos
Se necessário, não hesite em contratar novos recursos humanos mais capacitados para trabalhar o SGQ de acordo com as competências e requisitos de cada função que entendeu necessária aquando da implementação da ISO 9001. Novos colaboradores podem ser uma mais valia para a empresa, assegurando a manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade e trazendo para o seio da sua organização, novas experiências que podem melhorar o desempenho e aumentar a rentabilidade do negócio.
9. Vigie o desempenho da equipa
Promova um encontro com os trabalhadores da sua equipa cerca de 3 meses após a certificação para agradecer o empenho, para recordar o caminho traçado, para evidenciar pontos positivos e negativos e novas ações a trabalhar no próximo trimestre. E, claro, para recolher sugestões para novas melhorias do SGQ. E mantenha esses encontros de forma regular.
10. Agende auditorias
Por fim, para manter o Sistema de Gestão da Qualidade, tem de ter as suas auditorias em dia de modo a controlar a conformidade dos processos e do SGQ. Nesse sentido, aconselhamo-lo a contratar um serviço de consultoria ISO para fazer uma auditoria interna, 6 meses após a certificação. Nessa auditoria interna ao SGQ, vão ser apontados os indicadores que precisa para promover e implementar ações mais eficazes.
A propósito desta dica, sugerimos a leitura do nosso artigo “Auditor interno ISO: quem é e o que faz?” Mais tarde, cerca de um ano após a certificação ISO 9001, aconselhamo-lo a contratar novamente um serviço de consultoria ISO para fazer uma auditoria de manutenção, com base no resultado da auditoria anterior, para verificar se está tudo conforme ou se são necessários ajustes nos seus processos empresariais… na senda da melhoria continua!
E estas são as principais dicas para manter o Sistema de Gestão da Qualidade e melhorar todos os dias, porque a aprendizagem não termina com a certificação! Se precisar de ajuda, conte com a Templum:
Para certificação e recertificação do SGQ de acordo com as melhores práticas empresariais.
Para um aumento da eficiência e eficácia de todos os processos que fazem parte da rotina de trabalho.
