Ter muito produto em stock é sinónimo de sucesso? Não, é apenas um sinal de que não usa a certificação ISO 9001 na gestão de stock e por isso pode ter mercadoria parada e incorrer em possíveis prejuízos! Apesar da certificação ISO 9001 não estabelecer um processo para gestão de stock, define uma metodologia que se reflete diretamente nas entradas e saídas de produtos na sua empresa. Isso porque ao implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), está a apostar numa série de requisitos assentes em processos inter-relacionados que têm como objetivo a geração de valor para as partes interessadas: acionistas, colaboradores, clientes, fornecedores e sociedade. E, parte desses processos contribuem para uma melhoria da gestão de stock no seu negócio. Acompanhe-nos para conhecer melhor as mais valias!
ISO 9001 na gestão de stock | Registo de movimentações
Em primeiro lugar, o mais importante! A ISO 9001 ajuda-o a registar TUDO, desde a entrada de um produto como matéria-prima até a saída como produto final. Esse registo é fundamental para controlar o stock da sua empresa de forma rigorosa e evitar uma série de problemas que tão bem conhece, como: Controlo impreciso Acabe com os controlos imprecisos do fluxo de mercadorias! Quando, quem e porquê? Com um SGQ vai ficar a saber quando um produto é retirado do stock, por quem e porque motivo!
Registo incorreto
Classificar uma caixa que contém 10 unidades, como uma caixa que contém 20 unidades? Ter uma saída de stock para o dobro ou entrada de stock para o dobro? Esqueça lá isso! Com a ISO 9001 não vai ter problemas em registar entradas e saídas de produtos de forma a perceber o que deve comprar e em que quantidades, e assim fazer uma gestão de stock eficiente e, naturalmente, não perder mais oportunidades de negócio por falta de produto!
Compras desnecessárias
Com a ISO 9001 também não há compras desnecessárias consequentes da falta de uma análise realista e rigorosa, que o pode obrigar a gastar dinheiro e a acumular stock sem necessidade (o que é particularmente desvantajoso no caso de produtos perecíveis).
Inventários difíceis
Os inventários vão deixar de ser uma dor de cabeça porque com um SGQ tem as entradas e saídas de stock bem documentadas. Mas, a ISO 9001 também resolve outro problema muito comum em muitas empresas, independentemente do setor de atividade: a falta de periodicidade na realização de inventários. Com a certificação, os inventários passam a ser feitos de forma mais consistente, rápida e fácil, de modo a contabilizar todos os bens em stock, sim, mas também a identificar e prevenir possíveis falhas operacionais atempadamente. Por fim, um inventário rigoroso é uma excelente ferramenta para analisar melhorias: melhorias nos produtos, nos serviços, nos prazos de entrega, etc.
Mau armazenamento
A norma ISO 9001 indica-lhe qual é a área específica para cada tipo de matéria-prima ou de produto e isso evita o armazenamento incorreto, que pode deteriorar o produto e causar prejuízos (nomeadamente se este for armazenado numa zona muito quente ou muito húmida).
Retrabalho
Nada como ter toda a informação documentada e todos os colaboradores informados sobre os processos que estão a ser realizados e sobre os passos a seguir para concluírem as suas tarefas. Com um Sistema de Gestão da Qualidade evita o retrabalho e custos de mão de obra desnecessários, além de evitar perda de tempo e dinheiro com a formação de novos colaboradores para a gestão de stock ou para outras áreas.
Furtos
Com a ISO 9001 identifica riscos e ao identificar riscos, previne possíveis furtos de materiais ou produtos, não é verdade?
ISO 9001 na gestão de stock | Mapeamento de processos
Comprar só porque sim? Nada disso! Com a certificação ISO 9001 vai ficar a perceber melhor cada tarefa, dos seus objetivos aos seus riscos, calculando o material que deve ser comprado de forma eficaz.
ISO 9001 na gestão de stock | Padronização de produtos
Se não encontra fácil e rapidamente o que procura, não está a fazer uma boa gestão de stock. E se não está a fazer uma boa gestão de stock, precisa de obter a certificação ISO 9001 e começar a controlar as compras na sua empresa e organizar o stock por categorias de produtos, com códigos e etiquetas que padronizem e identifiquem cada tipo de mercadoria para evitar problemas.
ISO 9001 na gestão de stock | Análise do fluxo de vendas
Sabe quais são os produtos que se vendem mais na sua empresa e quando se vendem mais? Com a ISO 9001 na gestão de stock esse controlo fica bem mais ágil e permite-lhe determinar qual a melhor estratégia para a sua gestão de stock, evitando manter muitos produtos em stock. Tudo porque fica com o histórico de procura na ponta da língua e até consegue vender os produtos que estão parados em stock com decisões comerciais assentes em informações retiradas do seu Sistema de Gestão da Qualidade.
ISO 9001 na gestão de stock | Programação de compras
Como já entendeu, se analisar corretamente o fluxo de vendas, consegue programar as compras de acordo com a procura e de acordo com os períodos do ano em que sabe de antemão que vai ter de adquirir maior quantidade de certos produtos e menor quantidade de outros. Isso permite-lhe manter um número mínimo de produtos em stock, reduzir custos e, claro, aumentar a rentabilidade do seu negócio!
ISO 9001 na gestão de stock | Serviço de alerta
O que é que acontece quando um dos seus produtos começa a ficar com poucas unidades em stock? Nada!? Pois com a certificação ISO 9001, vai receber uma série de alertas, nomeadamente:
- quando um dos produtos estiver no fim;
- quando um dos produtos estiver a expirar o prazo de validade;
- quando um dos produtos estiver parado em stock há muito tempo;
- quando um dos produtos estiver a vender menos do que o esperado.
ISO 9001 na gestão de stock | Rastreamento de processos
Outro grande benefício que um SGQ traz por arrasto é a rastreabilidade, ou seja, a possibilidade de seguir o seu produto do início ao fim do ciclo de venda: país de origem, tipo de material, fornecedor, etc… O objetivo é identificar um produto em qualquer etapa do caminho – seja na receção, produção, transformação ou distribuição – perceber onde está armazenado e controlar de forma eficiente o trabalho dos fornecedores, de modo a saber quem responsabilizar em caso de extravio ou estrago.
ISO 9001 na gestão de stock | Fornecedores qualificados
Como os requisitos ISO 9001 pressupõem a escolha de fornecedores que respondam inteiramente às necessidades das empresas, com esta certificação consegue reunir o melhor grupo de fornecedores e depois avaliá-los e classificá-los para uma seleção correta e ajustada às necessidades e perfil do seu negócio. Não só a nível de preço e qualidade, mas também a nível de reputação e credibilidade no mercado, disponibilidade de produtos e flexibilidade de entregas. Como vê, embora a gestão de stock seja abordada de forma indireta na ISO 9001, a certificação contribui para a eliminação de falhas e erros, para a diminuição do desperdício e para a melhoria efetiva deste processo que, em última análise, só pode gerar lucro para a sua empresa.
Portanto, a questão agora não é tanto se vale a pena implementar um Sistema de Gestão da Qualidade, mas mais: quando, como e por que preço? E a resposta é: agora mesmo, solicitando uma proposta à Templum para estabelecer todos os parâmetros necessários a uma boa gestão de stock, conforme à ISO 9001.
