Para melhorar os seus processos empresariais e agilizar a gestão do negócio, tem de estabelecer metas e indicadores de desempenho. Até aqui não há novidade, você fá-lo ano após ano, certo? Mas se as vendas estão estagnadas não será o caso de ler este artigo e perceber porque e como deve estabelecer metas e indicadores de desempenho para alcançar – de uma vez por todas! – os seus objetivos estratégicos?
Mas antes de avançarmos nesta matéria que vai ajudá-lo a colocar a sua marca no caminho certo, rumo ao sucesso, convém esclarecer o que são metas e indicadores de desempenho e quais os seus benefícios para qualquer tipo de empresa. Acompanhe-nos!
O que são e porque estabelecer metas?
São as melhores amigas dos objetivos da sua empresa! São tarefas específicas de carácter temporal, ou seja, tarefas com prazos específicos para serem atingidas.
Exemplo: Imagine que quer (de certeza que sim!) aumentar o número de clientes da sua empresa em 2020 e define esse objetivo… Será que se conquistar apenas mais 2 ou 3 clientes ao longo do ano, atinge o objetivo? Hum… como vê, esse objetivo é vago e isso porque não o transformou numa meta!
E como é que o transforma numa meta? Simples! Acrescenta uma quantidade: aumentar o número de clientes em 10% até final do ano de 2020. Está feito! O seu objetivo é aumentar o número de clientes. A sua meta é aumentar o número de clientes em 10% até final do ano 2020.
Quais os principais benefícios de estabelecer metas?
- Dão um rumo à sua empresa.
- Organizam as ações.
- Definem prioridades.
- Tornam os resultados mais palpáveis e prontos para uma análise.
- Reduzem o tempo de execução dos processos.
- Aumentam a produtividade.
- Permitem uma melhor gestão de tempo.
- Unem e motivam as equipas.
O que são indicadores de desempenho?
Os indicadores de desempenho são os ajudantes das metas. São os responsáveis por indicar o percurso a seguir para atingir metas e objetivos, mostrando-lhe se está no caminho certo ou se se desviou da rota.
Por outras palavras, os indicadores de desempenho (também chamados de KPI, Key Performance Indicator) são métricas dadas através de unidades ou quantidades (ou qualquer coisa que possa ser usada para medir).
Exemplo: Imagine que a sua meta é aumentar a faturação da empresa em 2020, o indicador de desempenho pode ser a quantidade de dinheiro que quer que entre a mais, por exemplo 5%.
Quais os principais benefícios dos indicadores de desempenho?
- Podem ser usados em qualquer tipo de empresa.
- Auxiliam no crescimento do negócio.
- Fornecem informações valiosas.
- Aumentam a motivação dos colaboradores.
- Possibilitam a medição de determinadas variáveis.
- Analisam informações e efeitos de certas estratégias.
- Comparam informações.
- Ajudam na tomada de decisão.
Como estabelecer metas na sua empresa?
Sabendo que são fundamentais para esclarecer e alcançar objetivos, de modo a que ninguém perca o foco, há que perceber agora como estabelecer metas na sua empresa.
Com coerência
Uma meta tem de ter coerência, ou seja, não pode ser nem muito baixa nem muito alta para não ser desprezada pelas suas equipas de trabalho: se for baixa, não estimula ninguém nem dá resultados satisfatórios para o seu negócio; mas se for muito alta, causa desmotivação nos seus colaboradores que entendem que nem vale a pena o esforço, não vão atingi-la!
Por isso lhe dizemos que uma meta precisa de ser coerente, atingível e realista, mantendo o equilíbrio entre o executável e o conquistável.
Com estudos de mercado
Uma das melhores formas de estabelecer metas coerentes é através de estudos de mercado junto da concorrência. Sim, leu bem, estudos ou pesquisas de mercado para verificar quais as metas colocadas e alcançadas por empresas de referência na sua área de atuação. E isso porque… se outros as alcançaram, você também pode ser bem-sucedido!
Com a análise do desempenho histórico
O desempenho histórico da sua empresa também deve ser levado em linha de conta na hora de estabelecer metas.
Por outras palavras, deve medir o nível de resultados que obteve até agora para estabelecer metas coerentes e capazes de gerar melhorias no seu negócio. Por exemplo, se o tempo médio de elaboração de determinado processo na sua empresa é de 2 dias, mas você descobriu que a sua maior concorrente dá conta desse mesmo processo em apenas 2 horas, não deve ir a correr impor a meta de 2 horas porque isso desencoraja as pessoas envolvidas.
Ao invés, deve avaliar o seu desempenho histórico e estabelecer uma meta que vá reduzindo o tempo de execução do processo para 1 dia no espaço de 6 meses, por exemplo. E depois é encurtar a meta, consecutivamente, até chegar às 2 horas… nem que tenha de obter a certificação ISO 9001!
Com o envolvimento das partes interessadas
Todas as pessoas envolvidas na concretização dos seus objetivos empresariais, devem ser consideradas na hora de estabelecer as metas: da administração aos fornecedores, passando pelos acionistas e funcionários da sua empresa.
E isso porque precisa de motivar um certo conjunto de colaboradores – senão todos! – para alcançar as suas metas rápida e eficazmente.
Com mensurabilidade
Só deve estabelecer metas que possam ser medidas. De outro modo, não consegue perceber se o resultado esperado foi alcançado. Nem onde, como e porque foi alcançado!
Por exemplo, se o seu objetivo em 2020 é aumentar a satisfação dos clientes, a sua meta para este objetivo só será alcançada se tiver ferramentas para medir o nível de satisfação dos clientes e indicar qual o resultado esperado e em quanto tempo. Por exemplo: aumentar o nível de satisfação dos clientes em 12 meses.
Ao implementar um Sistema de Gestão da Qualidade na sua empresa consegue realizar todos os processos com eficiência e por isso fica mais fácil estabelecer metas e alcança-las em metade do tempo. Interessado? Clique aqui para mais informações sobre a ISO 9001.
Como estabelecer metas e indicadores de desempenho?
Sabendo que os indicadores de desempenho são fundamentais para analisar a performance da sua empresa de acordo com os objetivos e metas organizacionais, deve tomar nota agora da forma como os deve estabelecer.
Com indicadores relacionados com os objetivos da sua empresa
Em primeiro lugar, os indicadores de desempenho devem estar relacionados, cada um com um objetivo específico da sua empresa: de indicadores de desempenho de lucratividade (para medir relações percentuais entre a quantidade total de vendas e o lucro obtido) a indicadores de qualidade (para medir a relação percentual entre todos os produtos sem imperfeições) ou até indicadores de capacidade (para medir a relação entre o volume e o tempo de produção), entre outros.
Com a identificação do cenário atual
E para melhor estabelecer os seus indicadores de desempenho, deve identificar o estádio de crescimento e cenário atual da sua empresa:
- Quem são os seus clientes?
- Quais os desejos, necessidades e expetativas dessas pessoas?
- Que processos existem na sua empresa e que atividades estão destinadas a cada colaborador?
- Qual a abrangência e os fatores críticos de cada processo para atingir as metas?
- Como pode monitorizá-los?
Com um plano de negócios claro
É preciso planear para estabelecer indicadores de desempenho e isso significa compreender a realidade da sua empresa, mas também pôr os olhos no futuro, no caminho que deve seguir rumo ao sucesso.
Nesse sentido, deve estabelecer objetivos de curto, médio e longo prazo com metas bem definidas. Depois, deve analisar os dados recolhidos aquando da identificação do cenário atual para indicar os pontos mais críticos para o cumprimento dos objetivos e identificar os resultados esperados para cada ponto, não só para atingir o objetivo final, mas também para estabelecer índices de desempenho capazes de medir esses resultados.
Por fim, deve divulgar a todos os colaboradores da sua empresa quais as metas e indicadores de desempenho para juntos chegarem aos melhores resultados.
Com indicadores quantitativos
Por fim, é melhor estabelecer indicadores quantitativos em vez de indicadores qualitativos que tornam a avaliação subjetiva. Por exemplo, em vez de um indicador para melhorar o seu processo de vendas, prefira um indicador como taxa de conversão de vendas que é mais fácil de encontrar através de uma relação numérica.
Como a ISO 9001 te auxilia a estabelecer metas e indicadores?
Permita-nos voltar a falar da ISO 9001, para lhe dizer que o objetivo final da ISO 9001 é igual ao objetivo final da sua empresa: satisfação do cliente! Ou seja, é entregar produtos e serviços que satisfaçam as necessidades dos clientes e superem as suas expectativas.
Mas para lá chegar, a sua empresa precisa de estar muito bem estruturada no sentido da melhoria contínua. E a forma de assegurar que vai fazer sempre mais e melhor é através da implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade.
