A longevidade de uma empresa depende, em grande medida, da capacidade de controlo da informação documentada, porque nenhuma análise pode ser feita nem nenhuma decisão pode ser tomada, sem um acesso rápido e fácil aos dados sobre o negócio. Nesse sentido, o controlo de documentos e registos é fundamental para prosseguir com as atividades e manter um certo padrão de qualidade, independente de qualquer mudança que possa ocorrer.
Por exemplo, imagine que substitui um colaborador que já trabalhava na sua empresa há muitos anos e que não possui informação sobre as suas tarefas nem sobre a manutenção dos seus processos, para passar ao novo contratado. Que faz? Começa do zero, pondo em causa o sucesso desse posto de trabalho e até a rentabilidade da sua empresa? Bom, é por isso que o controlo da informação documentada é de suma importância para manter o padrão de qualidade e propor melhorias.
Mas o que é controlo da informação documentada?
Documentos sobre novos clientes, registos de procedimentos, pedidos de compras, ordens de produção, inventários, manuais, instruções… eis alguns exemplos de informação que uma empresa contém e que é relevante para a sua atuação. Ora, controlo da informação documentada significa que toda essa informação é mantida e controlada, independentemente do seu formato ou fonte. Tão simples como isso!
- Significa que tem dados à mão, sobre todos os departamentos da sua empresa, do setor de compras ao setor comercial, da receção da matéria-prima à entrega do produto ao cliente final!
Informação documentada na ISO 9001:2015
A informação documentada consta do requisito 7 de manutenção ao SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade) e refere-se a documentos e registos (7.5). O objetivo é acabar com qualquer tipo de problema, dificuldade ou irregularidade no que toca à criação, atualização e gestão da informação.
Ainda assim, cada organização é livre para definir a quantidade de informação documentada necessária para demonstrar a eficácia das suas operações e do seu SGQ, já que a ISO 9001 apenas exige um Sistema de Gestão da Qualidade documentado e não um sistema de documentação.
Ainda não tem a certificação ISO 9001? Contacte-nos!
Mas porquê documentar a informação?
- Porque precisa de comunicar e informar o seu público interno e externo;
- Porque precisa de partilhar informação com os seus colaboradores;
- Porque precisa de controlar a informação para assegurar a sua disponibilidade e pertinência para utilização, onde e quando for necessária;
- Porque precisa de fazer uma proteção adequada e evitar eventuais perdas de confidencialidade, de integridade ou utilização indevida da informação;
- Porque precisa de confirmar se os seus produtos e serviços cumprem com os requisitos estabelecidos e aplicáveis;
- Porque precisa de verificar se o seu sistema de gestão é eficaz e respeita os requisitos da norma ISO 9001;
- Porque precisa de disseminar e preservar a experiência da empresa.
Quais são os principais benefícios do controlo da informação documentada na minha empresa?
Da disponibilidade de informação ao aumento da rentabilidade e melhoria dos resultados da empresa, são muitos os benefícios do controlo da informação documentada! Venha dai conhecê-los!
1. Disponibilidade de informação
O primeiro grande benefício do controlo da informação documentada é ter os dados sobre a sua empresa sempre disponíveis e prontos para serem usados com facilidade e rapidez por todos os colaboradores. Além do mais, o controlo inclui atualizações e alterações a documentos e registos, que podem ser feitas periodicamente.
2. Proteção de dados
Perda de documentos, perda de confidencialidade, perda de integridade ou uso impróprio de dados sobre a sua empresa? Nada disso acontece com o controlo da informação documentada ao abrigo do seu Sistema de Gestão da Qualidade.
A informação documentada mais confidencial, fica devidamente protegida e apenas acessível por pessoas autorizadas, mediante o uso de uma senha.
3. Armazenamento e preservação
Guardar documentos em dossiers?! Isso já era! Com o controlo da informação documentada, vai criar um local apropriado para hospedar e preservar a informação! E a informação fica armazenada e disponíveis pelo tempo que for necessário, até ser modificada, inativada ou apagada definitivamente.
4. Projeção de ações futuras
Quando assume o controlo das informações documentadas do seu negócio, consegue fazer análises e recolher resultados para planear ações futuras que culminem em melhorias em todos os departamentos da sua empresa.
5. Tomada de decisão acertada
Só com o controlo da informação documentada é que consegue prever os próximos passos e tomar decisões acertadas, como investir mais capital, procurar novos nichos de mercado, encontrar mais acionistas, apostar em e-commerce, abrir outras lojas, etc…
6. Trabalho padronizado
É mais fácil e eficaz trabalhar com processos padronizados, utilizando os mesmos controlos da informação documentada e os mesmos procedimentos e instruções. Desta forma não corre o risco de ver algum departamento a trabalhar com informação desatualizada… o que levaria a atrasos, retrabalho e outros prejuízos para a sua empresa!
7. Histórico de venda
Tendo um controlo da informação documentada consegue ter também um histórico de venda, consegue determinar quem são os seus clientes e como é que a sua empresa os pode satisfazer. Consegue encetar e manter uma relação mais estreita com eles com vista à fidelização e, claro, consegue trabalhar para melhorar produtos, serviços, prazos de entrega e tudo o mais! E assim aumentar as vendas!
8. Histórico de fornecedores
De igual modo, o controlo da informação documentada fornece um histórico com dados sobre os fornecedores da sua empresa, fundamental para analisar entregas de produtos e matérias-primas e aferir os impactos na operação do seu negócio.
9. Aumento da produtividade
Guardando e rastreando a informação da sua empresa, ganha automaticamente mais tempo para outras tarefas. E com isso aumenta a produtividade em vários departamentos!
10. Melhoria dos resultados da empresa
Quando as informações documentadas estão disponíveis, de modo rápido e simples, fica mais fácil rastrear e analisar os dados e isso permite-lhe implementar uma série de melhorias que resultarão em ganhos financeiros para a sua empresa.
Estas são apenas algumas das vantagens de ter o controlo da informação documentada, mas existem outras! Se tiver interesse podemos conversar sobre o assunto com maior detalhe: contacte-nos!
