Quer aumentar a produtividade da sua empresa? Reduzir custos? Ter um bom ambiente de trabalho? Colaboradores mais motivados? Consiga-o com o Programa 5S!
Independentemente da sua área de atuação ou porte, com este modelo alcança melhorias de qualidade e organização. E os resultados são imediatos e duradouros!
O Programa 5S foi criado a pensar nas empresas que procuram acompanhar as mudanças da economia mundial e educar os seus colaboradores de forma simples e efetiva, dentro e fora do ambiente de trabalho, no sentido da promoção de hábitos e valores culturais mais eficientes. O modelo de qualidade 5S para as empresas visa conscientizar da importância da qualidade no ambiente de trabalho de acordo com uma filosofia de vida que requer o comprometimento e participação de todos para se alcançarem os resultados esperados.
E quem se recusaria a participar quando o objetivo é criar um ambiente limpo, organizado e confortável? Quem não aumentaria a produtividade nestas circunstâncias?
O melhor de tudo é que este modelo de qualidade 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa e associação, pública ou privada, e até na vida pessoal: desde o chão à linha de produção de uma fábrica, desde o refeitório aos escritórios administrativos de uma empresa! Qualquer lugar tem potencial para melhorar o seu desempenho e neste artigo irá compreender a importância de incentivar a sustentabilidade cultural de um negócio e a forma como pode implementar o Programa 5S.
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S é uma ferramenta de gestão de qualidade empresarial que ajuda uma empresa a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. Este modelo de qualidade 5S para as empresas foi criado no Japão após a Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de auxiliar na reestruturação do país e na reorganização das suas indústrias, melhorando a produção devido à alta competitividade do pós-guerra. O programa baseia-se assim em 5 conceitos referentes a 5 palavras japonesas que começam com a letra S:
- Seiri (senso de utilização)
- Seiton (senso de organização)
- Seiso (senso de limpeza)
- Seiketsu (senso de padronização)
- Shitsuke (senso de disciplina)
Quais os objetivos do Programa 5S?
O grande objetivo do Programa 5S é aumentar a produtividade e melhorar resultados. Como? Promovendo uma melhoria contínua e um aumento da eficiência operacional de uma empresa através de uma ordem sistemática do funcionamento de processos num ambiente de trabalho e da redução de desperdícios de recursos e espaço.
Este modelo de qualidade 5S é um programa de caráter participativo, ou seja, é uma ferramenta para educar as pessoas de forma fácil, simples e efetiva dentro e fora do ambiente de trabalho. Para atingir os objetivos do Programa 5S, tem de desenvolver o modelo em quatro áreas com diferentes fins:
- Pessoal – Onde se pretende desenvolver um trabalho em equipa, otimizar o tempo e por consequência, aumentar a produtividade.
- Empresa – Onde se pretende facilitar a organização interna, melhorar a imagem da empresa e eliminar desperdícios.
- Segurança – Onde se pretende aumentar a segurança e diminuir acidentes de trabalho.
- Processos – Onde se pretende otimizar e racionalizar processos e incrementar a eficiência.
Como implementar o Programa 5S?
A implementação do modelo de qualidade 5S para as empresas passa por 5 etapas que correspondem aos seus 5 conceitos começados com a letra S, e que passamos a descrever:
1.ª Etapa – Seiri ou Senso de Utilização
A palavra “seiri” pode não lhe dizer nada e a expressão “senso de utilização” tão pouco, mas se lhe dissermos que esta primeira etapa do Programa 5S visa tornar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído, tanto visualmente como espacialmente, já começa a ter uma ideia mais nítida dos benefícios da ferramenta, não é verdade? Ora, o que deve fazer neste primeiro passo é separar o útil do inútil. Isso mesmo! E para tal, deve separar o que realmente utiliza nas tarefas diárias do que raramente ou nunca utiliza. Como? Classificando os objetos ou materiais de trabalho de acordo com a frequência com que são utilizados para os organizar e destacar de forma a ter um ambiente de trabalho bem estruturado e conforme às principais necessidades e prioridades da sua empresa.
Esta arrumação dá sentido à filosofia de uma nova cultura na sua organização, pois começa a eliminar, descartar ou a transferir para outro departamento trabalhos de menor importância que estavam a ocupar um espaço que deveria ser de outro trabalho mais utilizado. Simples, não é verdade?
2.ª Etapa – Seiton ou senso de organização
O Seiton é a continuação da primeira etapa, pois é a partir da organização espacial que pode dar aos objetos ou trabalhos menos utilizados um local em que fiquem organizados e assim agilizar os processos da sua empresa, e poupar tempo e dinheiro! Nesta segunda etapa é importante classificar todos os materiais conforme a frequência de utilidade, deixando mais acessíveis aqueles que usa mais vezes e confirmando se todos estão devidamente identificados (rotulados ou etiquetados, por exemplo) para que qualquer colaborador os encontre com facilidade (o que também auxilia a administração de stock).
3.ª Etapa – Seiso ou senso de limpeza
Não precisa de pegar na vassoura, pano do pó e esfregona, mas tem de fazer uma limpeza nesta terceira etapa, sim! Falamos da limpeza minuciosa do local de trabalho para encontrar rotinas que estão a sujar ou poluir o ambiente, ou seja, que estão a causar algum distúrbio (barulhos, falhas na iluminação, falhas em equipamentos, mau cheiro, etc). Depois de resolver esses problemas, o local vai ficar mais limpo, arrumado e seguro e os seus colaboradores mais satisfeitos. A par, deve consciencializar as pessoas a não sujar o ambiente ou a limpar depois de sujar. E com esta prática, mais uma vez, poupa tempo… e dinheiro!
4.ª Etapa – Seiktsu ou senso de padronização
A quarta etapa é a manutenção das três etapas que a antecedem. Para melhorar continuamente o ambiente de trabalho, deve definir os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais de forma a manter o ambiente mais limpo, rumo à qualidade total. Isso também inclui a aparência e higiene pessoal dos colaboradores, já que eles são a imagem da sua empresa. Depois de resolver esses problemas, o local vai ficar mais limpo, arrumado e seguro e os seus colaboradores mais satisfeitos. A par, deve consciencializar as pessoas a não sujar o ambiente ou a limpar depois de sujar. E com esta prática, mais uma vez, poupa tempo… e dinheiro!
5.ª Etapa – Shitsuke ou senso de disciplina
A última etapa do Programa 5S é a execução e significa que – com disciplina – o modelo acaba por correr muito bem. No fundo a disciplina é o elemento fundamental do 5S: quando cada colaborador assume o seu papel para a melhoria do ambiente de trabalho, do desempenho e da saúde pessoal, sem que ninguém lhe tenha que cobrar isso, os resultados para a sua empresa só podem ser excelentes, e nunca abaixo disso! Excelentes para o seu negócio e para os seus colaboradores que conseguem uma maior rapidez, redução de tempo na execução das tarefas, facilidade e maior organização. Com o cumprimento do principal objetivo do Programa 5S, eliminar desperdícios de produtos, materiais, tempo e dinheiro, aumenta a produtividade e eficácia da sua empresa.
Principais vantagens do Programa 5S
- Facilidade em mudar comportamentos em todos os setores da empresa.
- Melhoria da qualidade de vida pessoal e profissional dos colaboradores.
- Melhoria contínua na organização dos materiais.
- Melhoria do clima organizacional.
- Prevenção de acidentes.
- Aumento da motivação dos funcionários.
- Aumento da produtividade.
- Aumento da qualidade dos produtos ou serviços.
