Seja porque se quer transformar num auditor interno ISO, seja porque precisa de um para obter um Sistema de Gestão da Qualidade para a sua empresa, este artigo pode ajudá-lo a compreender a importância desta atividade que, de resto, é toda ela desenvolvida em prol de um negócio: o seu!
Se quer criar um novo paradigma de gestão na sua empresa, deve contratar ou formar um colaborador como auditor interno ISO, porque só uma pessoa dotada desta competência consegue identificar e antecipar problemas, eliminar riscos e retrabalho e implementar melhorias de desempenho em todos os processos empresariais. E por fim, permitir que o seu negócio possa ostentar um novo sistema de gestão com foco na qualidade, de modo a permitir-lhe aumentar a sua reputação, competitividade e… número de clientes!
Auditor interno ISO: que é?
Um auditor interno ISO é um profissional capaz de auditar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). O seu objetivo é verificar se a empresa na qual trabalha atende os requisitos da ISO 9001 e depois confirmar que estão a cumprir com os mesmos para obterem a certificação.
Claro que além da auditoria ISO, os auditores internos são capazes de preparar, examinar e avaliar outros tipos de operações de uma organização para garantir que sejam elaboradas de forma eficiente.
Qual a diferença entre auditoria interna externa?
Auditoria interna é uma auditoria feita antes da auditoria externa com o objetivo de deixar uma empresa preparada para a auditoria com a entidade certificadora, de modo a obter a certificação ISO 9001 (embora a auditoria interna possa ter outros fins que não um SGQ). É através deste tipo de auditoria que se recolhem informações para a melhoria continua do sistema de gestão. Por isso, mais do que uma preparação para a auditoria externa de certificação, a auditoria interna deve ser vista como uma oportunidade para a empresa melhorar os seus processos e aumentar a satisfação dos consumidores.
A auditoria externa, por seu turno, é uma auditora que, como o próprio nome indica, é realizada por um profissional de uma entidade certificadora, terceirizada, independente e certificado, que examina os processos e documentos numa empresa de modo a verificar se está apta ou não para receber o selo ISO (tratando-se de uma auditoria externa para obtenção de um SGQ).
Auditor interno ISO: o que faz?
Para conduzir uma auditoria interna numa empresa e identificar áreas de melhoria, o auditor interno ISO deve seguir algumas etapas:
1. Auditoria ISO | Planeamento
Nesta primeira etapa, o auditor elabora um cronograma de auditoria e disponibiliza-o a todos os elementos da empresa para permitir que conheçam a data em que cada processo será auditado e com que objetivos.
2. Auditoria ISO | Auditoria interna
Numa segunda etapa, o auditor interno ISO começa por identificar problemas, não conformidades e potenciais riscos (má administração financeira, inconformidade de processos, insegurança, etc) para depois observar e identificar pontos de melhoria e possíveis oportunidades no trabalho da empresa. Neste processo, é suposto entender o contexto da organização para perceber quais os requisitos da ISO 9001 que estão afastados da sua realidade e no quais é preciso trabalhar mais.
3. Auditoria ISO | Relatório
Depois de identificar todos os problemas, falhas e pontos de melhoria, o auditor interno ISO documenta a informação num relatório completo onde vai nomear ações corretivas e manutenção das avaliações.
Além da identificação das áreas do processo não conformes, também as áreas positivas e as áreas de melhorias potenciais são abordadas.
4. Auditoria ISO | Plano de ação
Juntamente com a administração da empresa, o auditor interno ISO define um plano de ação para se implementarem as melhorias identificadas no relatório e durante esse plano de ação, dá assistência na otimização dos processos internos, objetivos e metas estratégicas e todas as outras melhorias que possam agregar valor à empresa. Além disso, ajuda os colaboradores a familiarizarem-se com os processos e normas internas, aumentando a conformidade dos processos e ao mesmo tempo, a motivação dos trabalhadores. Na verdade, com todas as pessoas envolvidas no plano de ação, a auditoria é compreendida como parte integrante da melhoria da empresa.
5. Auditoria ISO | Acompanhamento
A auditoria interna ISO não termina no plano de ação. O acompanhamento é fundamental para assegurar que os problemas detetados tiveram as ações corretivas corretas e foram realmente resolvidos, e que as oportunidades identificadas estão preparadas para gerar melhorias futuras.
