Qualquer empresa, independentemente do seu porte ou área de atuação, funciona com processos, daí que sem uma abordagem por processos que coordene essas atividades em conjunto – considerando a sua importância, interligação e melhoria continua – seja difícil alcançar bons resultados.
Se está interessado em perceber melhor o que é a abordagem por processos e como a pode implementar na sua empresa, continue a ler este artigo. Temos todo o gosto em explicar-lhe como é que a definição e gestão sistemática de atividades consegue tornar uma empresa mais produtiva e alinhada com uma política de qualidade
O que é um processo?
Genericamente, e independentemente do seu propósito, processo é uma ação ou conjunto sequencial de ações que transformam um recurso num resultado.
- Segundo a ISO 9001, a norma internacional que nos traz a este tema, processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido.
O que é abordagem por processos?
Abordagem por processos é um dos 7 princípios da gestão da qualidade que consiste em compreender e gerir atividades como processos inter-relacionados, para chegar a resultados consistentes e previsíveis de forma eficaz e eficiente.
É exemplo de um conjunto de processos inter-relacionados o próprio Sistema de Gestão da Qualidade com base na ISO 9001 que permite a qualquer empresa certificada, otimizar o seu desempenho através de um planeamento assente em processos e suas interações, ou seja, através de uma abordagem por processos.
Desta forma podemos dizer que a abordagem por processos inclui a gestão sistemática dos processos e suas interações para atingir os objetivos esperados, sempre em consonância com a estratégia e política da qualidade da empresa.
Como é que a abordagem por processos pode ajudar na gestão da sua empresa?
Pode ajudar – e de facto ajuda – porque uma empresa que conhece bem e gere bem os seus processos tem tudo para chegar aos resultados almejados. E isso porque a abordagem por processos é um método que transforma uma multiplicidade de processos empresariais num sistema único, graças à tal inter-relação de atividades.
Para mais, a abordagem por processos faz com que qualquer um dos intervenientes da sua empresa consiga ter uma visão mais abrangente do seu papel dentro do sistema. Por outras palavras, imagine que não consegue desenvolver um processo na sua empresa porque não recebeu, do processo anterior, a informação de que necessitava. Um exemplo, se o seu departamento de marketing digital conquista um lead e obtém uma conversão quando essa pessoa preenche um formulário no site a pedir um orçamento.
Agora imagine que este processo não tem conclusão porque no processo seguinte – já no departamento de vendas – alguém se esqueceu ou se atrasou no envio do orçamento. Hum… já começa a perceber a importância da abordagem por processos, não é verdade?
- ISO 9001 e a abordagem por processos
De acordo com a ISO 9001, uma empresa deve realizar as suas atividades individualmente, priorizando processos, mas para ser realmente eficiente, todas as atividades devem estar alinhadas. E de forma a garantir que assim o é, a ISO 9001 inclui o requisito 4.4 e o requisito 8.1: dois dos principais pilares da norma internacional que podem ajudar a sua empresa a estrutura um Sistema de Gestão da Qualidade, mapeando e melhorando todos os processos para atingir a excelência na gestão da qualidade!
Principais benefícios da abordagem por processos
- Alinhamento dos processos.
- Gestão dos processos.
- Concentração de esforços nos processos principais e mais importantes da empresa.
- Obtenção de resultados consistentes e previsíveis.
- Aproveitamento de oportunidades de melhoria.
- Implementação de melhorias.
- Otimização do desempenho.
- Uso eficiente de recursos.
- Capacidade para desenvolver estratégias mais assertivas.
- Resultados mais positivos.
- Redução de barreiras interfuncionais.
- Confiança nas atividades de equipa.
- Aumento da confiança também em relação à consistência, eficácia e eficiência dos processos.
Como começar a abordagem por processos na sua empresa?
Agora que sabe o que é um processo, o que é abordagem por processos, qual a sua relação com a ISO 9001 e que benefícios pode trazer à sua empresa, só lhe resta implementar a ISO 9001 e seguir as etapas que se seguem para encetar a abordagem por processos na sua empresa.
