Sente dificuldade em gerir o seu negócio? Gostava de reduzir os custos na sua empresa com a otimização de processos? Percebeu que aumentar a produção para subir a faturação, não é suficiente? Não desperdice mais tempo! Leia este artigo, conheça os benefícios da otimização de processos e estruture as etapas da sua atividade empresarial para garantir o crescimento do seu negócio no mercado em que atua.
A otimização de processos é muito provavelmente a melhor amiga de qualquer empreendedor. Facilita-lhe o trabalho, liberta-lhe tempo para outras atividades empresariais, reduz-lhe custos, ajuda-o a alcançar objetivos e aumenta a receita do negócio. Nesse sentido, está mais do que na hora de perceber quais as vantagens da otimização de processos numa empresa. Concorda?
O que são processos?
Genericamente, são conjuntos de atividades estruturadas e relacionadas entre si que produzem um produto ou serviço. Daí que seja fundamental para as finanças da sua empresa, organizar os processos de forma a unir e intersetar todas as etapas entre os seus diferentes departamentos.
O que se entende por otimização de processos?
Otimização de processos (ou gestão de processos) é o conjunto de ações de padronização e simplificação de procedimentos que inclui o mapeamento, compreensão, execução, quantificação, medição e monitorização de cada fase do processo produtivo. O objetivo é reduzir custos, evitar o desperdício, agilizar e conferir maior eficiência a uma empresa, mercê da economia de tempo, dinheiro, energia e matéria-prima. Desta forma, a empresa consegue satisfazer e até superar as expetativas dos seus clientes, trabalhadores, fornecedores e demais parceiros.
Vantagens da otimização de processos numa empresa
Quando bem implementada, a otimização de processos empresariais garante vários benefícios. Conheça os principais!
Aumenta a produtividade
Pense bem: desde quando é que a desorganização aumenta a produtividade? Desde nunca! Por isso, processos organizados que fluem rapidamente entre as diversas áreas da sua empresa aumentam os resultados e evitam que perca tempo e dinheiro com atividades que não trazem valor acrescido (porque os sistemas que são inúteis, são eliminados).
A otimização de processos ajuda a sua empresa a adotar melhores práticas com os melhores recursos e timings necessários para sua execução. Resultado? Os erros diminuem, aumenta a produtividade! Fantástico, não é verdade?
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Aumenta a capacidade de resolução de problemas
Não ande pela sua empresa a fora de mangueira na mão a apagar fogos! Prefira otimizar processos para facilitar a identificação de um problema e consequentemente, a sua solução, atuando diretamente na raiz da falha para a resolver, de uma vez por todas!
Aumenta a agilidade
Se otimizar processos na sua empresa verifica, em pouco tempo, que consegue identificar melhor e inequivocamente quais as atividades desnecessárias e repetidas de modo a eliminá-las ou a substituí-las por alternativas mais eficientes. Com isso diminui o tempo necessário à execução dos processos, aumenta a agilidade e, claro, os níveis de produtividade. E também não se pode esquecer de que a eliminação de tarefas desnecessárias permite que os colaboradores produzam mais, por um lado, e por outro, liberta-os para tarefas mais importantes.
Aumenta a flexibilidade
E agora repare que, se todos os colaboradores da sua empresa poderem fazer mudanças quando for necessário para melhorar procedimentos, consegue uma maior flexibilidade de tempo e de atividades de trabalho, correto?
Reduz a probabilidade de erro
Errar é humano, mas a verdade é que ninguém gosta de errar! Felizmente, como a otimização de processos padroniza a maioria das atividades laborais diárias, diminui-se a possibilidade de se cometerem erros porque as operações são mais consistentes.
Melhora a comunicação
Com todos os dados da sua empresa reunidos, resumidos e otimizados em prol dos resultados do seu negócio, evita erros de comunicação. Boa?
Possibilita uma maior integração entre os processos
Veja só: uma otimização de processos encadeia as atividades da sua empresa, ou seja, prioriza e ordena os processos para que os devidos departamentos lhes deem continuidade, certo? Ora, dessa forma garante a integração entre os processos e a melhoria de comunicação entre as pessoas criando um fluxo de informação contínuo. Além disso, as responsabilidades de cada colaborador ficam mais transparentes, bem como as informações e materiais que devem receber e que devem entregar para dar seguimento à produção, por exemplo.
Reduz custos
Redução de custos… música para os seus ouvidos, não é verdade? Mas o certo é que o custo inicial com a certificação ISO lhe pareceu elevado quando este investimento em tecnologia e gestão da qualidade lhe permite aumentar a produtividade e por isso obter ganhos a médio e longo prazo. Conclusão? O investimento está completamente justificado! A otimização de processos reduz custos porque mantém os colaboradores mais focados em atividades estratégicas em vez de atividades operacionais, elimina o desperdício, elimina erros e etapas desnecessárias, reduz o espaço físico utilizado (pois os documentos podem ser armazenados digitalmente), reduz o tempo de execução de tarefas e, em suma, aumenta o número de clientes!
Melhora os resultados globais
Com a otimização de processos e consequente redução de custos, aumenta a qualidade dos seus produtos/serviços e por acréscimo, os resultados financeiros da sua empresa e a capacidade de competir no mercado onde atua.
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