No início do século passado não se falava no ciclo PDCA porque as empresas valorizavam apenas a fase de desenvolvimento de produtos/serviços e quase negligenciavam a fase de planeamento antecipado, usando-a apenas para evitar grandes erros.
Porém, em meados dos anos 60 – e com o aumento da concorrência – muitas organizações começaram a falar e a utilizar o PDCA, sim, porque perceberam os benefícios de um método estruturado para a gestão de projetos e resolução de problemas nas empresas. E agora é a sua vez de perceber como implementá-lo.
O ciclo PDCA é um dos métodos mais utilizados para resolução de problemas e melhoria contínua de processos organizacionais. E não é por acaso! Em apenas 4 fases auxilia a execução da estratégia da sua empresa de forma a que os seus objetivos de gestão ganhem pernas para andar, sem se perderem pelo caminho. Continue a ler e saiba como melhorar os resultados da sua empresa com o ciclo PDCA!
O que é o ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA (a sigla em inglês significa Plan, Do, Check e Action, ou seja, planear, fazer, verificar e agir) é um método que tem por objetivo garantir que uma empresa, seja ela qual for, controle e organize os processos de trabalho de modo a solucionar problemas. Genericamente, trata-se de uma ferramenta da qualidade, criada na década de 20 por Walter A. Shewart e difundida mais tarde por William Edward Deming (um dos gurus da gestão de qualidade) que acelera e aperfeiçoa as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, das suas causas e possíveis soluções.
Qual a importância do ciclo PDCA para uma empresa?
Apesar de promover a implementação de novas ideias numa organização, a maior mais-valia de um ciclo PDCA é a identificação atempada de problemas, pois essa faculdade possibilita e simplifica o processo de resolução dos mesmos. A par, como o ciclo PDCA mede continuamente os resultados, indica quais os processos que se devem repetir (os que apresentaram os melhores resultados) e os que se devem retirar ou evitar (os que apresentaram os piores resultados).
Fases do ciclo PDCA | 1.ª Planear
Se tem de planear o lançamento de um novo produto ou serviço, a remodelação do escritório, a festa de aniversário da empresa… e por aí fora, porque não haveria de planear o seu ciclo PDCA?
Ora, o plano de ação é precisamente a primeira fase deste processo e tem por missão recolher e analisar informações para estabelecer objetivos. Este plano divide-se em 4 partes que passamos a enumerar:
1.ª parte – Identificação do problema
Na primeira parte do seu plano deve identificar claramente o problema que quer resolver e isso significa que tem de o nomear, sim, mas também fazer um histórico dessa situação, mostrar as perdas que lhe causou, avaliar os possíveis ganhos e avançar com uma data para a apresentação de solução.
-
Dica para melhor identificar o problema
Use ferramentas úteis como o Diagrama de Ishikawa, uma ferramenta da qualidade que ajuda a levantar as causas-raízes de um problema, analisando todos os fatores que envolvem a execução do processo.
2.ª parte – Observação do problema
Estando o problema identificado é mais fácil observá-lo com atenção para anotar pormenores e características específicas a analisá-lo sob vários pontos de vista.
-
Dica para melhor observar o problema
Use ferramentas úteis como a Análise de Pareto, um esquema, geralmente em forma de gráfico de colunas, que agrupa e ordena a frequência de determinadas ocorrências com base na premissa de que 80% das consequências advêm de 20% das causas.
3.ª parte – Análise do problema
O problema foi nomeado e observado, mas falta analisá-lo para perceber as suas causas. Depois de chegar às causas, deve listá-las por ordem de importância e/ou probabilidade e testar com novos dados recolhidos para poder colocar de lado as mais improváveis.
-
Dica para melhor analisar o problema
Use ferramentas úteis como os 5 Porquês, uma técnica que consiste em se perguntar várias vezes acerca dos acontecimentos até que sinta que controlou a situação.
4.ª parte – Plano de ação
Já tem toda a informação de que precisa para agir, pensar em ações para resolver os problemas, eliminar as suas causas (mais uma vez, trabalhando com as causas mais importantes ou prováveis) e solucionar de forma eficiente!
-
Dica para melhor planear a ação
Use ferramentas úteis como a 5w2h: What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem) + How (como) e How Much (quanto custa).
Fases do ciclo PDCA | 2.ª Executar
Tão embrenhado estava com a primeira fase e respetivas vantagens para a sua empresa que quase se esquecia de que o plano está elaborado, sim, mas tem de o executar para ver resultados, certo? Assim, nesta segunda fase deve então colocar em prática a execução do plano de ação e anotar os resultados, sejam positivos ou negativos. Esta fase obedece a três etapas: treino ou formação de todos os colaboradores envolvidos no projeto, recolha de dados e avaliação dos dados.
- Dicas para melhor executar
Siga um cronograma. Apresente as tarefas de formar clara. Acompanhe e registe todos os resultados. Não comprometa o ciclo, improvisando ou queimando tarefas/etapas.
Fases do ciclo PDCA | 3.ª Verificar
Elaborou o plano. Executou o plano. E agora vai analisar os resultados obtidos, sim? A ideia é verificar o que foi feito para perceber a diferença entre o que foi planeado e realizado, e confirmar (ou não) o cumprimento dos padrões de qualidade. Esta fase pode ser desenvolvida durante a execução do plano de ação ou no final do mesmo, o que importa é confirmar se o que foi planeado, foi implementado e, claro, comparar os resultados entre o antes e o depois. Se os resultados forem positivos… Parabéns! Se forem negativos, tenha paciência e regresse à fase de planeamento do PCDA. Ainda há esperança!
- Dica para uma melhor verificação
É importante que utilize uma metodologia estatística como suporte para a sua verificação, de modo a evitar erros e poupar tempo e recursos.
Fases do ciclo PDCA | 4.ª Agir
Elaborou o plano. Executou o plano. Verificou o plano e agora… vai atuar! Aqui trata-se de atuar de forma corretiva ou padronizada de modo a fechar o ciclo de melhoria, sendo que esta fase se subdivide em duas etapas: 1.ª etapa – Padronização Todos os pontos do plano de ação que conseguiu cumprir com sucesso são padronizados na primeira etapa da fase de ação do PDCA com ajuda de uma equipa devidamente treinada para tal. E não se esqueça de que as alterações e os respetivos documentos que descrevem os processos padrões devem ser comunicados a toda a empresa.
-
Dica para melhor padronizar
Para manter uma boa padronização na sua empresa pode utilizar o ciclo SDCA, um método semelhante ao PDCA, mas que procura manter as melhorias obtidas, ou seja, em vez de planear, padroniza: S (Standard), D (Do), C (Check) e A (Act).
2.ª etapa – Conclusão
Parabéns! Esta quase a terminar o seu ciclo PDCA, só falta concluir ou encerrar a quarta e última fase! Porém, como se trata de um ciclo de melhoria contínua, prepare-se porque haverão sempre de surgir – e é bom que assim seja – novos problemas para resolver ou oportunidades de melhoria para explorar. Logo, quando encerra um ciclo PDCA, enceta uma nova procura por soluções para resolver novos problemas e assim sucessivamente, maximizando sempre os resultados!
-
Dica para melhor concluir
Recorra a gráficos, fotografias e outras ferramentas para registar e comparar as ações que tiverem sucesso e as que ficaram aquém dos objetivos.
Como vê, o ciclo PDCA não tem mistérios! É simples de perceber e de executar, relativamente rápido e não exige um grande esforço financeiro.
Ao lado da ISO 9001, é uma excelente ferramenta de gestão da qualidade que auxilia na identificação de possíveis correções em processos para evitar e/ou antecipar problemas maiores e obter melhores resultados.
