Gestão de Riscos numa empresa? Sim, venha ela! Faça o favor de entrar e começar a trabalhar para se evitarem erros ou pelo menos para se minimizarem falhas. Porém… está à espera que essa tal Gestão de Riscos bata à porta da sua empresa? Isso não vai acontecer! Tem de ser você a chamar por uma cultura de prevenção que tão bem tem feito a tantos negócios, principalmente aos que já obtiveram a certificação ISO 9001:2015 e estão, felizes da vida, a ver a satisfação dos clientes a aumentar e o negócio a prosperar!
O que é Gestão de Riscos?
Gestão de Riscos é um processo ou trabalho preventivo que tem por objetivo identificar, analisar e eliminar ou reduzir os riscos que possam interferir com as atividades de uma empresa.
Assim, a Gestão de Riscos deve ser parte integrante da gestão da sua empresa, pois ajuda-o a gerir e controlar o seu negócio face a potenciais ameaças. E fá-lo antecipando os riscos, mas também de forma prescritiva, quando o risco se manifesta sem ter sido previsto. O objetivo final é, claro está, a melhoria constante nos processos da sua empresa.
Gestão de Riscos versus ISO 9001:2015
A Gestão de Riscos pode ser considerada um grande desafio para muitas empresas, principalmente para as que já adotaram a nova revisão da ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade). É que, de acordo com a ISO 9001:2015, o risco pode ser apresentado como o efeito da incerteza nos objetivos (positivo ou negativo). E a incerteza da ocorrência de uma falha em determinado processo (um defeito num produto, por exemplo) é um risco. Mas um risco é sempre uma potencial oportunidade para melhorar, até porque nenhum negócio consegue eliminar completamente falhas e consequentes não conformidades, não é verdade? Tanto que a própria norma ISO 9001 já deixou clara a necessidade de elaborar, sistematicamente, procedimentos para desenvolver e aplicar ações corretivas, ainda que o seu foco seja sempre a prevenção.
O que são ferramentas para a Gestão de Riscos?
Ferramentas para a Gestão de Riscos são as metodologias ou técnicas utilizadas para identificar, avaliar e minimizar potenciais riscos para uma organização, sejam internos ou externos.
Importância da utilização de ferramentas de Gestão de Riscos
Para fazer uma gestão da qualidade eficaz deve recorrer a ferramentas de Gestão de Riscos de modo a identificar, definir, analisar, medir e propor soluções eficazes contra falhas e problemas. Quando bem utilizadas, estas ferramentas da qualidade dão resultados corretos que garantem o salutar desempenho dos processos empresariais, permitindo um maior controle, maior redução de falhas e desperdícios, e melhor tomada de decisão que, de resto, resultará sempre na satisfação do cliente!
3 Ferramentas da qualidade para a Gestão de Riscos numa empresa
Existem muitas ferramentas da qualidade para a Gestão de Riscos numa empresa, mas resolvemos selecionar três que julgamos particularmente uteis e fáceis de implementar:
1. Análise SOWT
A análise SWOT (Strenghts, Weeknesses, Oportunites and Threats) é uma estratégia usada por muitas empresas com o objetivo identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças a que estão sujeitas. Por evidenciar o diferencial competitivo de uma organização, a análise SWOT é um excelente recurso para conceber e desenvolver projetos futuros alinhados com os objetivos estratégicos do negócio, mas também com as características do meio envolvente, condições de mercado, legislação aplicável e até conjuntura económica.
Por esse motivo a análise SWOT é considerada uma das melhores ferramentas da qualidade para Gestão de Riscos numa empresa. Fundamental para avaliar toda a organização, a nível interno e externo, e permitindo o diagnóstico dos pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças para uma melhor tomada de decisão:
Pontos fortes – incluem todos os aspetos positivos da sua empresa: localização, preço do produto, qualidade do serviço, custo de operação, capacidade técnica dos colaboradores, inovação, modernidade, tecnologia, estabilidade, etc.
Pontos fracos – incluem os aspetos menos bons da sua empresa: decréscimo das vendas, falta de qualidade do produto ou serviço, alta rotatividade dos colaboradores, má relação entre os administradores, concorrência, reclamações dos clientes, falta de recursos técnicos ou humanos, etc.
Oportunidades – são os aspetos favoráveis do contexto externo onde está inserida a sua empresa, ou seja, tudo o que pode aproveitar em seu favor: alianças comerciais, expansão do mercado, saída de um concorrente, possibilidade de organização de um evento, investimento em marketing digital, etc.
Ameaças – são as dificuldades do contexto externo onde está inserida a sua empresa: chegada de um concorrente forte, novo imposto, aumento do preço da matéria-prima, crise económica, guerra política, preços instáveis, etc.
2. Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é uma ferramenta da qualidade usada para identificar as causas dos erros ou problemas numa empresa. A técnica segue o Princípio de Pareto, ou seja, a regra 80/20 que diz que 80% dos problemas numa empresa são ocasionados por 20% das causas. Logo, são poucas as causas que originam a maioria dos problemas. Uma excelente notícia para empresas que querem tratar não conformidades, identificar pontos de melhoria e definir planos de ação imediatos!
Como é feito através de gráficos, o Diagrama de Pareto permite uma observação fácil dos erros e respetivas causas, pois apresenta a informação de forma clara, organizando os itens de acordo com a frequência da sua ocorrência: do mais ao menos frequente (em frequência absoluta ou percentual). Dessa forma, consegue perceber quais os problemas mais comuns na sua empresa e encetar esforços para tentar eliminá-los ou resolvê-los.
Assim, o Diagrama de Pareto é uma das ferramentas da qualidade para a Gestão de Riscos numa empresa, indispensável para fazer a prevenção de não conformidades em todos os processos. De um modo geral, a ideia é dar prioridade aos riscos mais importantes, que devem ser resolvidos com urgência, e assim sucessivamente.
3. 5W2H
A 5W2H é uma checklist para atividades que precisam de ser desenvolvidas numa empresa. Funciona como uma espécie de mapa ou agenda onde pode determinar o que será feito, quem fará, em que período de tempo, etc. Precisamente por funcionar assim, se designa de 5W2H: what, who, when, where, why + how e how much.
- What? O que fazer? = Etapas
- Why? Por que fazer? = Justificações
- Where? Onde fazer? = Local
- When? Quando fazer? = Tempo
- Who? Quem vai fazer? = Responsabilidade
- How? Como fazer? = Método
- How much? Quanto vai custar? = Custo
Antes de encetar cada um dos seus projetos empresariais – e mesmo durante a sua execução – deve manter atualizadas as respostas as estas 7 questões para atingir os melhores resultados possíveis. E, claro, verificar se está a implementar ações sobre as causas do problema e não sobre os seus efeitos, e ações que sejam eficazes sem terem efeitos colaterais. Se assim o fizer, esta é uma das ferramentas da qualidade para a Gestão de Riscos numa empresa que apaga qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo. E, como sabe, a ausência de dúvidas numa empresa agiliza as atividades e minimiza prejuízos!
